Planlama
Proje
Paydaş Yönetimi
Proje paydaşları projeye aktif olarak dahil olan
ya da projenin çıktılarından etkilenecek kişi ve kurumlardan oluşur. Projeyi
etkileyen ve projenin çıktılarından etkilenen ve etkilendiğini düşünen herkes
paydaştır.
Paydaş
Katılımının Planlanması
Paydaşların
beklentilerinin, ilgilerinin ve potansiyel etkilerinin belirlenerek
bütün proje boyunca
yönetimlerinin planlanması işlemidir.
Paydaş katılımının planlanması aşağıdakileri kapsar;
·
Projenin paydaşlara etkisi
·
Paydaşların projeye katılımları
·
Paydaş beklenti, ihtiyaç ve gereksinimlerinin yönetilmesi
·
Proje ekibi ile paydaşlar arasındaki iletişimin sağlanması
Paydaş
Katılım Seviyeleri
Habersiz: Proje ve potansiyel etkisinden habersizdir.
Dirençli: Projenin ve potansiyel etkilerinin bilincindedir ve
değişime direnç gösterir.
Tarafsız: Projenin bilincindedir, ancak ne destekleyici ne de
dirençlidir.
Destekleyici: Projenin ve potansiyel etkilerinin bilincindedir ve
değişimi destekler.
Lider: Proje ve potansiyel etkilerinin bilincindedir ve projenin
başarıya ulaşması için
aktif katılım gösterir.
 |
| Stakeholder Engagement Assessment Matrix |
Çıktılar
Paydaş katılım
planı:
·
Paydaşlar için mevcut ve istenen
ilişki seviyeleri
·
İstenen seviyelere ulaşma planları
·
Paydaşların projeye dahil edilme
yolları
·
Planın paydaşların ve projenin
ihtiyaçlarını ne kadar iyi karşıladığını izlemek ve değerlendirmek için
kılavuzlar ve metrikler
içerir.
Yürütme
Proje Entegrasyon Yönetimi
Proje Çalışmalarının
Yönlendirilmesi ve Yönetilmesi
Projenin hedeflerine
ulaşmak amacıyla proje yönetimi planında tanımlanan çalışmalarının yönetilmesi
ve gerçekleştirilmesi ve onaylanan değişikliklerin uygulanması sürecidir.
Bu sürecin ana faydası,
proje çalışmasının genel yönetimi sağlamasıdır.
·
Düzeltici
eylem
·
Önleyici eylem
·
Kusurların
giderilmesi
 |
| Monitoring and Controlling Process Group |
Proje çalışmaları yönlendirme ve yürütme
aktivitelerinden bazıları şunlardır:
• Proje
hedeflerine ulaştırılacak aktivitelerin gerçekleştirilmesi
• Projede
görevlendirilecek ekip üyelerinin bulunması, eğitilmesi ve yönetilmesi
• Malzeme,
araç, cihaz ve tesislerden oluşan kaynakların bulunması, yönetilmesi ve
kullanılması
• Planlanan
planlanan yöntem ve standartların uygulanması
• Proje
ekibinin içindeki ve dışındaki proje iletişim kanallarının kurulması ve
yönetilmesi
• Tahminleri
kolaylaştırmak üzere, maliyet, zaman çizelgesi, teknik ilerleme, kalite
açısından ilerleme ve projenin durumu gibi alanlardaki çalışma performansı birilerinin
üretilmesi
• Değişiklik
taleplerinin bildirilmesi ve onaylanan değişikliklerin proje kapsamında, uygulanması
• Riskin
yönetilmesi ve risk yanıt aktivitelerinin uygulanması
• Satıcıların
ve tedarikçileri yönetilmesi
• Paydaşların
ve paydaş katılımı da yönetilmesi
• Alınan
derslerin toplanması, belgelenmesi ve onaylanan süreç iyileştirme
aktivitelerinin uygulanması
• Uzman görüşü
• Proje yönetimi bilgi sistemleri
• Toplantılar
Çıktılar
•
Teslimatlar
• Çalışma performansı
verileri
• Değişiklik talepleri
• Sorun kayıtları
• Proje yönetimi planı
güncellemeleri
• Proje belgeleri
güncellemeleri
Proje
Entegrasyon Yönetimi
 |
| Project Integration Management Overview |
Proje
Bilgisinin Yönetilmesi
Proje bilgisini yönetme, mevcut bilgileri kullanma
ile projenin amaçlarına ulaşması ve kurumsal öğrenmeye katkıda bulunmak için
yeni bilgiler oluşturulması sürecidir.
Bu sürecin kilit faydaları, proje sonuçlarını
üretmek veya iyileştirmek için önceki organizasyonel bilgiden yararlanılması ve
proje tarafından oluşturulan bilgiye organizasyonel operasyonları ve
gelecekteki projeleri ya da aşamaları desteklemesi için ulaşılabilir olmasıdır.
Bilgi
Yönetimi
Araçlar ve teknikler bunlarla sınırlı olmamakla
birlikte şunları içerir:
• Açık
bilgilerin kodlanması için yöntemler
• Kayıtlı
çıkarılan dersler
• Kütüphane
hizmetleri
• Bilgilerin
toplanması
• Proje
yönetimi bilgi sistemi (Proje yönetimi bilgi sistemleri genellikle doküman
yönetim sistemlerini içerir.)
Alınan
Ders Kayıtları
• Kategori
ve durumun açıklamasını içerebilir.
• Durumla
ilgili etki, tavsiyeler ve önerilen eylemleri içerebilir.
• Zorlukları,
sorunları, gerçekleşmiş riskleri ve fırsatları veya uygun olan diğer içerikleri
kaydedebilir.
Kalitenin Yönetilmesi
Uygun kalite standartları ve operasyonel tanımların
kullanılmasını sağlamak için kalite kontrol ölçümlerinden elde edilen
sonuçların ve kalite gereksinimlerin denetlenmesi sürecidir. Kalite ana faydası
kalite süreçlerinin geliştirilmesini kolaylaştırmasıdır.
 |
| Project Quality Management Overview |
Mükemmellik için Tasarım(Design for Excellence(Design for X))
Tasarımın
belirli yönlerini optimize etmek için bir ürünün tasarım aşamasında
uygulanabilecek bir teknik kılavuzlar kümesidir. Ürünün nihai özelliklerini iyileştirebilir (maliyet
azaltma, kalite iyileştirme, daha iyi performans ve müşteri memnuniyeti gibi
konularda)
 |
Major
Project Quality Management Process Interrelations |
Araçlar ve Teknikler
Kalite Denetimleri
• Yönetim
Modelleri
• Kurumsal
Değerlendirme(EFQM vb.)
• Belgelendirme
ve Akreditasyonu(ISO-9001)
• Kontrol
Kalite
Güvence Sistemi(Quality Assurance System)
Kalite anlayışı, üretilen ürün ya da hizmetlerin
kontrol edilmesinden başka, ürünün ya da hizmetin üretim süreçlerini sürekli kontrol
altında tutacak bir sistem gerekliliği ile tanımlanır.
Kalite güvencesi,
ürünün kalitesini güvence altına alır ve bu işlemden üretilen ürünün hatasız
olmasını ve belirtilen tüm müşteri gereksinimlerine uymasını sağlar.
Kalite güvence sistemi, hatalı ürünlerin
elenmeleri yerine, hatalı ürün ya da hizmetlerin süreçleri ile birlikte ele
alınarak iyileştirilmesi ve sonraki sürece hatalı geçişlerine engel olunması
temeline dayanır.
Altı
Sigma(Six Sigma),
operasyonlarda mükemmelliğin sağlanması amacıyla işletmelerde süreçlerin
tanımlanması, ölçülmesi, analiz edilmesi, iyileştirilmesi ve kontrolü için
kolay ve etkili istatistik araçlarının kullanıldığı bir yönetim stratejisidir.
Standart sapma ile ölçülür.
Kalite güvence sistemi uygulanması kullanıcıya:
• Kurumsallaşma,
süreçlerin kontrol altında tutulması
• Doğru
bilgi iletişimi
• Takım
ruhu yaratma
• Verimlilik
ve üretkenlik artırma, maliyet azaltma, süreç kısalması
• Ürün
ve hizmet kalitesi artış ve süreklilik
• Müşteri
memnuniyeti, güven duygusu artması
• Çalışan
memnuniyeti, motivasyon artması, iş/çözüm ortakları ile ilişki güçlenmesi
sağlar.
Benimsenecek kalite güvence sisteminin herhangi
bir uluslararası standardı karşılama zorunluluğu yoktur. Ancak, uluslararası standartların
kalite sistem gerekleri konusundaki en temel şartlar olduğu göz önünde bulundurulmalıdır.
Kalitenin yönetilmesi, uygun kalite standartları
ve operasyonel tanımların kullanılmasını sağlamak için kalite kontrol ölçümlerinden
elde edilen sonuçların ve kalite gereksinimlerinin denetlenmesi sürecidir.
Kalitenin yönetilmesi yürütme süreçlerinde gerçekleştirilir.
Kalitenin kontrolü, performansı değerlendirmek ve gerekli
değişiklikleri tavsiye etmek için kalite aktivitelerin gerçekleştirilmesinin
sonuçlarının izlenmesi ve kaydedilmesi sürecidir.
Kalite kontrolü izleme ve kontrol süreçlerinde gerçekleştirilir.
Kalite yönetim ve
kontrol araçları:
• Yakınlık
Şemaları
• Süreç
Program Tabloları
• Karşılıklı
İlişki Tabloları
• Ağaç
Şemaları
• Önceliklendirme
Matrisleri
• Aktivite
Ağ Şemaları
• Matris
Diyagramları
Araçlar ve Teknikler
Akış Şemaları
Problemin
ortaya çıkmasında etkili olan nedenleri beyin fırtınası tekniğinden
yararlanarak bulmaya yarayan etkili ve oldukça kullanışlı bir kalite aracıdır.
• Bir problemin potansiyel kök nedenlerinin bulunmasında
• Bir problemin nedenlerinin ve aralarındaki ilişkilerin
anlaşılırlığını artırmakta
• Çözüm yollarının bulunmasında
• Büyük bir problemin yönetilebilir(ele alınabilir)
küçük parçalara ayrılmasında
kullanılır.
 |
| Cause-and-Effect Diagram |
SIPOC(Supplier Input Process Output Customer): İş süreçlerinin ana ve yardımcı dallara ayrılarak SIPOC tanımında yer
alan tedarikçi, girdi, çıktı ve müşteri arasındaki
ilişkilerin belirlenmesine yardımcı olan diyagramların genel adıdır.
Süreçlerin kısıtları ve kritik noktaları az detay içerecek şekilde bu diyagram
üzerinde gösterilir. Özellikle six sigma projelerinde, tanımlama aşamasında süreçlere
ait tüm bilgilere geniş perspektiften bakılmasını sağlayarak süreç
problemlerinin tanımlanmasında kolaylık sağlamaktadır.
 |
| The SIPOC Model |
Pareto
Diagramı ve Deney Tasarımı
Pareto
analizi, bir sorunun önemli sebeplerini, nispeten daha önemsiz sebeplerden
ayırmak için kullanılan bir çubuk diyagramıdır. Takım çalışmalarında da
sıklıkla başvurulan yöntemdir.
Buna göre,
birçok olayda sonuçların %80’i, nedenlerin %20’sinden kaynaklanmaktadır.
Yöntemin doğruluğunu tasdik eder nitelikte olarak, Pareto’nun gözlemine göre,
İtalya’nın bütün gelirinin %80ine, İtalyan nüfusunun sadece %20’si sahip
bulunmaktadır.
Histogram
Bir veri
topluluğu gruplandırılırken,tekrar eden veri sayılarının birbirine bitişik
dikdörtgen sütunlar şeklinde gösterilmesine histogram denir.
Histogramlar verinin karakteristiğini karşılaştırmak
için iyi bir yoldur.
Kontrol
Grafikleri
Belli bir zaman dilimindeki süreç verilerinin belirlenen
kontrol limitlerine göre durumunu gösterir.
Yedi
nokta kuralı, bir
yöndeki (yukarı veya aşağı) yedi veri noktasının işlemin rastgele olmadığını
gösterdiğini belirtir. Bu, bir şeyin süreci etkileyip etkilemediğini belirlemek
için ölçümü kontrol etmeniz gerektiği anlamına gelir.
İstatistiksel
Örnekleme
Tetkik için popülasyonun bir kısmının seçilmesi
yöntemidir.
• Maliyet
ve zaman kazancı sağlar.
• Geçerliliği
seçilen örneklere ve örnek sayısına bağlıdır.
• İstenen
doğruluk oranını artırmak örnek sayısını katlayarak artırır.
Denetim
Çizelgeleri
Kontrol çizelgeleri veri toplamayı kolaylaştıran
ve verileri saklamada kullanılan kalite araçlarındandır. Kontrol çizelgeleri
maddeler şeklinde düzenlenir ve her bir maddenin ne sıklıkta görüldüğü bu
çizelgeler üzerine kaydedilir.
Kalite
Denetimleri
• Uygulanmakta
olan tüm iyi uygulamaları tanımlamak
• Tüm
uyumsuzlukları, boşlukları ve eksiklikleri tanımlamak
• Ekibin
üretkenliğinin arttırılmasına yardımcı olmak için süreçlerin uygulanmasını
geliştirecek desteği sağlamak
• Öğrenilen
dersler havuzuna katkı sağlamak
amaçlarını taşımalıdır.
Kalite iyileştirme metodları, iyileştirme fırsatlarını analiz etmek ve değerlendirmek
için kullanılır:
• Plan-Do-Check-Act
• Six Sigma
Kalite raporları,
proje kalite beklentilerini yerine getirmek için doğru önlemlerin alınmasına
yardımcı olacak bilgileri sağlamak için grafiksel, sayısal veya niteliksel
olabilir.
Test ve Değerlendirme Belgeleri
Kalite hedeflerine ulaşmak için kullanılan kontrol listeleri ve detaylı
gereksinimler izlenebilirlik matrislerini içerir.
Kaynak Yönetimi
Kaynakların Elde Edilmesi
Proje çalışmalarını tamamlamak için gerekli olan eleman, ekipman, techizat, araç ve gereçlerin elde edilmesi sürecidir.
 |
| Plan Resource Management: Inputs, Tools & Techniques, and Outputs |
 |
| Plan Resource Management: Data Flow Diagram |
Takım
Türleri
Adanmış:
Sadece proje için, tam zamanlı çalışanlar
Yarı
Zamanlı: İlgili proje dışında başka proje veya işte
çalışanlar
Ortaklık:
Birkaç kuruluşun proje üstlendiği durumlarda, projedeki her organizasyondan
insanlar
Sanal:
Coğrafi uzaklık nedeniyle fiziksel olarak bir arada bulunmayan kişiler
Araçlar ve Teknikler
Karar Verme
Çok Kriterli Karar Analizi:
Kaynakların seçilmesine yardımcı olacak bir dizi
kriter kullanılabilirlik, maliyet, deneyim, konum ve/veya gerekli bir beceri
seti gibi projenin gereksinimlerini karşılayan
faktörler önem sırasına
göre ağırlıklandırılır ve seçilen kaynaklar temelinde potansiyel kaynaklar
değerlendirilir.
Kişilerarası ve Takım Becerileri
Müzakere: Proje
yöneticisine raporlamayan ama ihtiyaç duyulan kaynaklar için fonksiyonel
yönetici veya diğer proje yöneticiler ile müzakare edilmesi gerekir.
Halo
Etkisi: Bir kişinin bir konuda iyi olduğu için diğer birçok
konuda da iyi olacağının yanılsamasıdır.
Çıktılar
• Proje personeli atamaları
• Kaynak takvimleri
• Proje yönetim planı güncellemeleri
Ekibin
Geliştirilmesi
Proje performansını artırmak amacıyla
yetkinliklerin, ekip üyesi etkileşiminin ve genel ekip ortamının iyileştirilmesi
sürecidir. Bu sürecin ana faydası,
iyileştirilmiş ekip çalışması, artırılmış kişi becerileri ve yetkinlikleri,
motive edilmiş çalışanlar, azaltılmış ayrılma oranı, genel proje performansının
iyileştirilmesidir.
 |
| Develop Team: Inputs, Tools & Techniques, and Outputs |
 |
| Develop Team: Data Flow Diagram |
Proje
Yönetim Planı
Kaynak yönetim planı
Proje
Belgeleri
Öğrenilmiş dersler
Proje takvimi
Proje ekip atamaları
Kaynak takvimleri
Çevresel
İşletme Faktörleri
Organizasyonel
Süreç Varlıkları
Araçlar ve Teknikler
Kişiler Arası İlişki Becerileri
•
Liderlik
•
Ekip Kurma
•
Motivasyon
•
İletişim: Açık/Dürüst/Eşit/Zamanında
•
Etkileme
•
Politik ve Kültürel Farkındalık
•
Karar Alma: Emir/Danışma/Görüş Birliği
•
Müzakere
•
Güven Oluşturma
•
Koçluk ve Çatışma Yönetimi
Bruce Tuckman Modeli
Tuckman modeline göre bireyler belirli aşamaların sonunda ekip olurlar. Bu aşamalar sırasıyla: Oluşum(Forming), Karmaşa(Storming), Düzenleme(Norming), Performans(Performing), Çözülme(Adjourning) olarak tanımlanmıştır
Herzberg’in
Motivasyon-Hijyen Teorisi
Motivasyon
Faktörleri
Başarı, tanınma, takdir edilme, yapılan işin niteliği, yetki ve sorumluluk
sahibi olma, ilerleme ve yükselme imkanlarının olması vs. motivasyonel
faktörler arasında sayılabilir.
Bu faktörlerin olması durumunda bireylerin çalışma istek ve arzuları artar. Bu
faktörlerin bulunmaması halinde ise bireylerin çalışma arzu ve istekleri yavaşlayabilir.
Hijyen Faktörleri
İşletme politikası ve yönetimi, çalışma koşulları, ücret düzeyi, özel yaşamdaki
mutluluk
düzeyi, organizasyonda alt-üst arasındaki ilişkiler vs. unsurlardır.
Hijyen faktörlerin
varlığı motive etmez, fakat yokluğu demotive eder.
Hijyen faktörü sağlanmış insanlar motivasyonel faktörleri önemsememektedirler.
Takdir ve Ödüller
Arzu edilen davranışları
ödüllendirme ve itibar kazandırma sürecidir.
• Projede agresif zaman programı hedefi varsa, fazla mesai yapma istekliliği
ödüllendirilir.
• Takım üyeleri değerli olduklarına inanırlarsa
motive olurlar.
• Beceri geliştirme, zorluklarla başa çıkma gibi fırsatlar yakalarlarsa motive
olurlar.
• En iyi strateji, proje tamamlandıktan sonra değil hayat döngüsü içinde takıma
itibar kazandıracak çözümler üretmektir.
Ekibin
Yönetilmesi
Proje performansının optimize
edilmesi için ekip üyesi performansının izlenmesi, geribildirim sağlama, sorunların çözülmesi ve
ekip değişikliklerinin yönetilmesi sürecidir.
Raporlama ilişkilerinin
yönetilmesi proje yöneticisinin sorumluluğundadır.
·
Takım performansını izlemek ve değerlendirmek
·
Liderlik sağlamak
·
Takım sorunları ile ilgilenmek
·
Çatışma çözümünün kolaylaştırılması
·
Müzakere ve etkileme
·
Performans verilerine göre planları ayarlama
·
Takım başarısı için riskleri yönetmek
·
Neler olduğunu gözlemlemek
·
Çözümleri izlemek için sorun günlüğünü kullanma
·
Ekip üyelerinin kendi başlarına çözemedikleri
çatışmalarda onlara yardım etmek
 |
| Manage Team: Inputs, Tools & Techniques, and Outputs |
Proje Yöneticisinin Gücü
Uzman: Teknik veya proje yönetimi uzmanı olmak
Ödül: Ödül verebilme yetkisi
Resmi: Mevkiye dayalı güç
Dolaylı: Karizma, şöhret, saygı gücü
Ceza: Ceza verebilme yetkisi
En iyi güç biçimleri uzman ve ödüldür. Ceza gücü genellikle en az
etkilidir.
Resmi, ödül ve ceza şirketteki konumunuzdan türetilmiş güçlerdir. Uzman
gücü kendi başına kazanılır.
McGregor X
ve Y Teorisi(McGregor's Theory of X and Y)
X Teorisi
Varsayımları
•
Çalışanlar iş yapmayı sevmez
•
Tembeldir
•
Sorumluluktan kaçınır
•
Çalışması için zorlanması gerekir.
Y Teorisi
Varsayımları
•
Çalışanlar yaratıcıdır
•
İşten keyif alır
•
Sorumluluk almayı sever
•
Kendilerini yönetebilir
Çatışma Yönetimi
•
Önem ve
yoğunluk
•
Zaman
baskısı
•
Görüşler
•
Çözme
motivasyonu
Çözüm Teknikleri
Geri çekilme, kaçınma (Withdrawal,
Avoidance) Erteleme
Yatıştırma, uyum sağlama (Smoothing,
Acommodating) Taviz,
anlaşma
Ödünleşme, uzlaşma (Compromise,
reconciling) Kaybet -
kaybet durumu
Zorlama, yönlendirme (Forcing,
directing) Kazan - kaybet
durumu
İşbirliğinde bulunma, sorunu çözme
(Collaborating, problem solving) Konsensus sağlama, Kazan - kazan durumu
Kişiler Arası İlişki Becerileri
•
Liderlik
•
Etkileme
•
Etkili karar
alma
Liderlik Stilleri
Otokratik:
Proje yöneticisi, öncelikle ekip üyesinin duygularına az bakılmaksızın,
görevleri yerine getirmeye odaklanmıştır.
Yönlendirme: Proje yöneticisi ekip üyelerine neyi, ne zaman, nerede ve nasıl yapılacaklarını
söyler.
Demokratik/Katılımcı:
Proje yöneticisi, ekip üyelerini karar alma sürecine aktif olarak
katılmaya teşvik eder. Ekip üyelerine çok fazla yetki verilir ve projenin
yönetiminde aktif rol oynar.
Laissez-faire: Kelimenin tam anlamıyla yapalım anlamına gelen Fransızca bir terimdir. Proje yöneticisi işleri ekip üyelerine devreder ve sadece çalışmayı üst düzeyde izler.
Hizmetkar Lider (Agile), Karizmatik, Bürokratik, Analitik
stilleri de bulunur.
Proje İletişim Yönetimi
İletişimin Yönetilmesi
İletişimi yönetilmesi
sadece ilgili bilgilerin dağıtılmasından ibaret değildir. Bu süreç, proje
paydaşlarına iletilen bilgilerin uygun olarak oluşturulmasını, alınmasını ve
anlaşılmasını sağlar.
·
Gönderici
alıcı modelleri
·
İletişim
ortamının seçilmesi
·
Yazı sitili
·
Toplantı yönetimi
·
Sunum teknikleri
·
Yazı sitili
·
Toplantı yönetimi
·
Sunum teknikleri
·
Uzlaşma
sağlama ve engelleri aşmak becerileri
·
Dinleme
teknikleri
önemli rol oynar.
 |
| Plan Communication Management: Inputs, Tools & Techniques, and Outputs |
Proje Risk Yönetimi
Risk Yanıtlarının Uygulanması
Risk yanıtlarını uygulama,
risk yanıt planlarında kararlaştırılanları uygulama sürecidir.
Bu sürecin en önemli
yararı, genel proje riskini ele
almak, proje tehditlerini en aza
indirmek ve proje fırsatlarını en üst seviyeye çıkarmak için kararlaştırılan
risk yanıtlarının planlandığı gibi yürütülmesini sağlamaktır. Bu işlem proje boyunca
gerçekleştirilir.
 |
Implement
Risk Responses: Inputs, Tools & Techniques, and Outputs |
 |
| Implement Risk Responses: Data Flow Diagram |
Risk yanıtları
uygulanması sürecine doğru bir şekilde dikkat edilmesi, üzerinde anlaşmaya varılan risk yanıtlarının
fiilen yürütülmesini sağlayacaktır.
Proje risk yönetimi ile
ilgili yaygın bir sorun, proje ekiplerinin riskleri tanımlamak, analiz etmek ve
risk yanıtları geliştirmek için çaba harcaması, ardından risk yanıtlarının risk
kayıt defterinde ve risk raporunda kararlaştırılması ve belgelenmesidir, ancak
riski yönetmek için herhangi bir işlem yapılmamaktadır.
Sadece risk sahipleri,
üzerinde anlaşmaya varılan cevapları uygulamak için gereken çabayı
gösterdiğinde, projenin genel risk gösterimi ve tehditler ile fırsatlar
proaktif olarak yönetilecektir.
Proje Tedarik Yönetimi
Tedariklerin Yürütülmesi
Satıcılardan yanıt alma,
satıcı seçme ve sözleşme imzalama sürecidir. Yapılan anlaşmalarla dahili ve
harici paydaş beklentilerinin uyumlu olması sağlanmalıdır.
 |
| Plan Procurement Management: Inputs, Tools & Techniques, and Outputs |
Araçlar ve Teknikler
Teklif Sahibi Konferansları: Bir fiyat teklifi ya da
teknik teklif verilmeden önce alıcı ve tüm olası satıcılarla birlikte yapılan toplantılardır.
Teklif Değerlendirme Teknikleri: Kaynak seçiminin, alıcının
tedarik politikaları çerçevesinde resmi bir
değerlendirmenin gözden geçirilmesi süreci tanımlanır
Bağımsız Tahminler
Uzman Görüşü
İlan Verme
Analitik Teknikler: Satıcının geçmiş performans bilgileri incelenebilir.
Müzakere Teknikleri: Proje yöneticisi müzakerelere katılmalıdır.
Çıktılar
•
Seçilen
Satıcılar
•
Anlaşmalar
Proje
Paydaş Yönetimi
Paydaş
Katılımın Yönetilmesi
Paydaş katılımın
yönetilmesi paydaşların ihtiyaçlarının, beklentilerinin karşılanması
için;
• Paydaşlar
ile iletişim kurulması ve çalışılması
• Ortaya
çıkan sorunların ele alınması
• Proje
yaşam döngüsü boyunca paydaşların proje aktivitelerine uygun şekilde
katılmasının teşvik edilmesi
sürecidir.
 |
| Manage Stakeholder Engagement: Inputs, Tools & Techniques, and Outputs |
 |
| Manage Stakeholder Engagement: Data Flow Diagram |
Proje
Entegrasyon Yönetimi
Proje
Çalışmalarının İzlenmesi ve Kontrolü
Proje
yönetimi planında tanımlanan performans hedeflerini karşılamak için ilerlemenin
izlenmesi, gözden geçirilmesi ve rapor edilmesi sürecidir.
Bu sürecin ana faydası, paydaşların projenin,
atılan adımların ve bütçe, zaman çizelgesi ve kapsam tahminlerinin mevcut durumunu
anlamasına imkan vermesidir.
İzleme kontrol faaliyetleri;
• Gerçekleşen
proje performansıyla proje yönetim planını karşılaştırma
• Performansı
değerlendirip herhangi bir düzeltici veya önleyici eylem olup olmadığını
belirlemek
• Yeni
riskleri belirleme
• Riskleri
takip etme, analiz etme, izleme
• Proje
ürünleri ve ilgili belgeler hakkında doğru ve zamanında bilgi tabanı edinme
• Maliyet
ve zaman çizelgesi bilgilerini güncellemeye yönelik tahminlerde bulunma
• Onaylanan
değişikliklerin uygulanmasını izleme
• Eğer
bir program parçası ise durumu program yönetimine raporlama
 |
| Monitor and Control Project Work: Inputs, Tools & Techniques, and Outputs |
 |
| Monitor and Control Project Work: Data Flow Diagram |
Proje
Entegrasyon Yönetimi
Entegre
Değişiklik Kontrolünün Gerçekleştirilmesi
Değişiklik İsteği
Bir değişiklik isteği, herhangi bir belgeyi,
teslimatı veya temel çizgiyi değiştirmek için resmi bir tekliftir.
Proje çalışması yapılırken sorunlar tespit
edildiğinde, proje politikalarını veya prosedürlerini, proje veya ürün
kapsamını, proje maliyetini veya bütçesini, proje zamanlamasını veya proje veya
ürün sonuçlarının kalitesini değiştirebilecek değişiklik istekleri gönderilebilir.
Değişiklik istekleri projenin ilerleyen
aşamalarında yaşanabilecek olumsuz etkileri önlemek için gerekli önleyici veya
düzeltici eylemleri kapsamaktadır.
Herhangi bir proje paydaşı değişiklik talep
edebilir.
Düzeltici Eylem
Proje kapsam, takvim, maliyet veya kalite
planından saptığında projenin performansını (mevcut performans) temel
çizgilerine geri getirilmesi için yapılan eylemlerdir. Düzeltici eylemler
reaktif eylemlerdir. Konunun nedenini düzeltmek için uygunsuzluklar tespit
edildiğinde yapılır.
Önleyici
Enlem
Projenin performansının temel çizgileriyle aynı
hizada olmasını sağlamak için projenin kapsam, program, maliyet veya kalite
planından uzaklaşması muhtemel olduğunda(geleceğe yönelik performans) yapılan
eylemlerdir. Önleyici eylemler proaktif eylemlerdir.
Kusurun
Giderilmesi
Uygunsuz ürünün ya da ürün bileşeninin
değiştirilmesi/onarılması için yapılan aktivitedir. Tekrar çalışma(rework)
gerektirir. Projenin bir bileşeni gereksinimi karşılamadığında talep
edilebilir.
Tüm değişiklik taleplerinin gözden geçirilmesi,
teslimatlar, organizasyonel süreç varlıkları, proje dokümanları ve proje
yönetimi planındaki değişiklikleri onaylanması ve yönetilmesi ve değişiklik
bilgilerinin iletişimi sürecidir.
Proje belgeleri, teslimatlar, temel çizgiler veya proje
yönetim planındaki değişiklikler için tüm talepler gözden geçirilir ve
değişiklikler onaylanır veya reddedilir.
Proje içindeki belgelenmiş değişikliklerin,
genelde proje hedeflerini veya planlarını dikkate almadan yapılan kontrolsüz
değişiklerden kaynaklanan proje riskini azaltırken entegre bir şekilde
değerlendirmesine izin verir.
 |
| Perform Integrated Change Control: Inputs, Tools & Techniques, and Outputs |
 |
| Perform Integrated Change Control: Data Flow Diagram |
Talep edilen değişikliğin tüm proje kısıtlarına
etkisi değerlendirilmelidir. Etkinin değerlendirilebilmesi için kapsam ve
planların gerçekçi ve tam olması gerekir.
Eğer bir değişiklik proje yönetim planını, temel
çizgileri, politika ve prosedürleri, proje başlatma belgesini, sözleşmeleri
veya çalışma bildirimlerini etkilemiyorsa proje yöneticisinin değişikliği
onaylama yetkisi olabilir. Eğer bu alanlar etkileniyorsa değişikliği değişiklik
kontrol kurulu veya sponsor onaylamalıdır.
• Değişiklik kontrol sistemi
• Yapılandırma yönetimi
• Değişiklik talepleri
• Değişiklik emirleri
• Değişiklik kontrol kurulu
Proje ile ilgili değişiklik istekleri olabilir.
Değişiklik yönetimi, projenin gerçekleştirilmesi sırasında ya da sistemin tümünün
ya da elemanlarının işlevsel/fiziksel özelliklerindeki herhangi bir değişimin
değerlendirilmesinin proje ile uyumu sağlanarak yapılır.
Değişiklik
Kontrol Sistemi
• Değişiklik
isteği açık olarak tanımlanır. Dayandığı nedenler belgelenir.
• Değişikliğin
proje çıktılarına olası etkileri incelenir.
• Değişiklik
isteği onaylanır.
• Değişiklik
proje planına eksiksiz olarak aktarılır.
• Ürünü
etkiliyor ise projenin tüm süreçlerine yansıtılır.
• Değişikliğin
maliyet, risk, kalite ve personel unsurları üzerindeki etkisi dikkate alınır.
• Değişiklik
istekleri için değişiklik kontrol kurulu kurulması önerilir.
• Bu
kurullar ilgili üyelerin bulunduğu kapsamlı ve doğru karar alacak yapıda
olmalıdır.
• Belli
durumlarda kurul kararı olmadan işlemlerin otomatik yerine getirilebilmesi için
süreçler belirlenebilir.
Konfigürasyon
Yönetimi
•
Ürüne ilişkin bir sistemin yapısı
içinde bulunan tüm elemanları kontrol ve koordine etme tekniğidir. Sistem ile
her tür ürün ilişkili bileşenlerden oluşan kaynaklar ifade edilmektedir.
•
Sistemi oluşturan parçaların her biri yapılandırma
yönetimine konu olan unsurlardır.
Konfigürasyon
Yönetimi Unsurları
Konfigürasyon yönetimi,
proje yöneticisinin sorumluluğundadır. Ancak proje büyüklüğüne göre ayrıca bir
konfigürasyon yöneticisi atanabilir. Proje yöneticisine bağlı olarak çalışır.
•
Kaynakların belirlenmesi, mevcut
kaynakların belirlenmesi ve birbiriyle ilişkisinin tanımlanması
•
Konfigürasyon değişiklik kontrolü, başlangıçta
belirlenen yapılandırma elemanlarının değişiklikleri yalnızca bu yetkiye sahip kişilerce,
belli standart ve prosedürlere uygun olarak yapılması,
•
Yapılandırmanın tanımlanması
•
Yapılandırma durumunun kayda
geçirilmesi
•
Yapılandırmanın doğrulanması ve
denetimi
•
Durum kayıtları, kaynakların geçmiş,
mevcut ve planlanan durumları ile ilgili bilgilerin kaydedilmesi ve güncellenmesi
•
Doğrulama, konfigürasyon elemanlarının
mevcut durumlarının kayıtlardaki durumları ile tutarlılık içinde olduğunun denetlenmesi
Proje
Kapsamı Yönetimi
Kapsamın
Onaylanması
Tamamlanan proje teslimatlarının müşteri veya
sponsorla yapılan planlı toplantılarla onaylanmasını resmileştirme sürecidir.
 |
| Validate Scope: Inputs, Tools & Techniques, and Outputs |
 |
| Validate Scope: Data Flow Diagram |
Kapsamın onaylanması süreci, öncelikle müşteri
veya sponsor tarafından teslim edilecek ürünlerin resmi olarak kabul
edilmesiyle ilgilenirken, kalite kontrol süreci öncelikli olarak teslimatların
doğruluğu ve teslim edilebilecekler için belirlenen kalite gereksinimlerini
karşılamakla ilgilidir.
Kalite kontrol genellikle kapsamın onaylanmasından
önce yapılır, ancak iki işlem paralel olarak da yapılabilir.
• Müşteri
geribildirimlerinin düzenli, detaylı alınması önemlidir.
• Her
proje fazının sonunda yapılır.
• Resmi
kabul ile sonuçlanır.
Proje
Kapsamı Yönetimi
Kapsamın
Kontrolü
Proje ve ürün kapsamının durumunun izlenmesi ve
kapsam temel çizgisine göre gerçekleşen değişikliklerin yönetilmesi sürecidir.
 |
| Control Scope: Inputs, Tools & Techniques, and Outputs |
 |
| Control Scope: Data Flow Diagram |
Varyans Analizi
• Maliyet,
zaman, kapsam ve kalite sapmaları çok tipiktir ama kaynak ve risk sapmalarına
da rastlanabilir.
• Pozitif
ve negatif sapmaların ikisi de incelenmelidir.
• Neden
ve etki analizini içermektedir.
• Entegre
değişiklik kontrolüne girdi oluşturur.
İzleme
ve Kontrol
Proje
Zaman Yönetimi
Zaman Çizelgesinin Kontrolü
 |
| Control Schedule: Inputs, Tools & Techniques, and Outputs |
 |
| Control Schedule: Data Flow Diagram |
•
Proje çizelgesinin mevcut durumunu belirlemek
•
Değişiklikleri yaratan faktörleri
etkilemek
•
Gerekli rezervleri dikkate almak
•
Zaman çizelgesinin
değişip değişmediğini belirlenmesi
•
Gerçekleşen değişiklikleri yönetmek
İzleme
ve Kontrol
Proje
Maliyet Yönetimi
Maliyetlerin
Kontrolü
• Onaylanmış maliyet temel çizgisinde değişime yol açan etkenlerin belirlenmesi
•
Değişiklik taleplerinin yerine getirilmesi
•
Finansman uzlaşmasının geçerliliğinin
sağlanması
•
Maliyet performansın izlenmesi
•
Çalışma performansının izlenmesi
•
Paydaşların bilgilendirilmesi
 |
| Control Costs: Inputs, Tools & Techniques, and Outputs |
 |
Control
Costs: Data Flow Diagram |
Kazanılmış
Değer Analizi(Earned Value)
Sabit bir bütçesi ve süresi olan bir projenin;
•
Bütçe limitleri içinde yapılmakta olup
olmadığını
•
Planlanan programa uygun ilerleyip
ilerlemediği
•
Bu gidişle projenin ne zaman ve ne
kadar maliyetle bitirilebileceğini önceden haber vererek, proje bitiminde farklı
bir durumla karşılaşmayı önleyen bir proje performans ölçüm ve analiz sistemidir.
Kullanım amaçları;
•
Tüketicilerin projenin gidişatını izleyebilmeleri
ve kontrol edebilmeleri
•
Projeyi satın alanların (işveren
kurum/kuruluş) projenin gidişatını izleyebilmeleri ve kontrol edebilmeleri
•
Proje yöneticisinin projeden sorumlu kişilerin
çalışmalarını izleyebilmeleri ve kontrol edebilmeleri
TBC(Total Budgeted Cost) Toplam Bütçelenen Maliyet
PV(Planned Value)/BCWS(Budgeted Cost
Work Scheduled) - Planlanan
İşin Bütçelenen Maliyeti
BA (Budget at Completion) Tamamlanmadaki Bütçelenen Maliyet/Toplam
Bütçe
AC(Actual Cost)/ACWP (Actual Cost Work
Performed) Yapılan
İşin Gerçekleşen Maliyeti
POC(Percentage of Completion) Tamamlanma Yüzdesi
EV(Earned Value)/BCWP (Budgeted Cost
Work Performed) Yapılan
İşin Bütçelenen Maliyeti/Kazanılmış
Değer
CV(Cost Variance) Maliyet Varyansı
SV(Schedule Variance) Zaman Çizelgesi Varyansı
CPI(Cost Performance Index) Maliyet
Performans Endeksi
SPI(Schedule Performance Index) Zaman
Çizelgesi Performans Endeksi
CSI(Cost Schedule Index) Maliyet Zaman Çizelgesi Endeksi
ETC(Estimate to Complete) Kalan İşin Tahmini Bitirilme
Maliyeti
EAC(Estimate at Completion) Tamamlanmadaki Tahmini Maliyet/Bitiş
Maliyeti
VAC(Variance at Completion) Tamamlanmadaki Maliyet Varyansı
TCPI(To Complete Performans Index) Kalan İşin Başarı Endeksi
 |
Earned Value Calculations Summary Table |
PV(BCWS)
Planlanan Değer/Planlanan İşin Bütçelenen Maliyeti
Her faaliyete ayrılan TBC(Total Budgeted Cost)
zamana yayılarak kümülatif
bütçelenen maliyet hesaplanır.
AC(ACWP) Yapılan İşin Gerçekleşen Maliyeti
Gerçekleşen maliyet bilgileri toplanarak kümülatif gerçekleşen maliyetler tablosu
oluşturulur.
 |
| Earned Value, Planned Value and Actual Costs |
EV(Yapılan işin Bütçelenen Maliyeti/Kazanılan
Değer) = POC * PV
İşlerin ne kadarlık bir kısmının tamamlandığına
ilişkin bilgi toplanarak kümülatif
kazanım değerleri tablosu hazırlanır. EV = Tamamlanma Yüzdesi *(PV)
CV(CostVariance)
= EV - AC
Maliyet Varyansı = Kümülatif Kazanılmış Değer -
Kümülatif Gerçekleşen Maliyet
CV= 54,000 - 68,000
= -14,000TL
< 0
Düzeltici Faaliyetlere İhtiyaç Var.
SV(SheduleVariance)
= EV - PV
Zaman Çizelgesi Varyansı = Kümülatif Kazanılmış
Değer - Planlanan İşin Bütçelenen Maliyeti
SV = 54,000 - 64,000
= -10,000TL
< 0
Düzeltici Faaliyetlere İhtiyaç Var.
CPI
= EV / AC
Maliyet Performans Endeksi = Kümülatif Kazanılmış
Değer / Kümülatif Gerçekleşen Maliyet
CPI = 54,000 / 68,000
= 0.79 < 1
Düzeltici Faaliyetlere İhtiyaç Var.
CPI sürekli azalmaya devam ediyorsa acil
önlemlerin alınması için harekete geçilmelidir.
SPI
= EV / PV
Zaman Çizelgesi Performans Endeksi = Kümülatif
Kazanılmış Değer / Planlanan İşin Bütçelenen Maliyeti
SPI = 54,000 / 64,000
= 0,84 < 1
Düzeltici Faaliyetlere İhtiyaç Var.
CSI(Cost
Schedule Index) = CPI * SPI
CSI (Cost Schedule Index) = 0,79 * 0,84
=
0,66
ETC(Estimate
to Complete) Tahmini Bitirilme Maliyeti = EAC- AC veya (BAC – EV) / CPI
ETC = (100,000 – 54,000) / 0,7941
=
57,927 TL
Tahmini
Bitiş Maliyeti
Yöntem
1: BAC / CPI
EAC = 100,000TL / 0.79 = 126,582 TL
Yöntem
2: EAC = AC + (BAC – EV)
Tamamlanma
Anında Maliyet Tahmini = Kümülatif Gerçekleşen Maliyet + (Toplam Bütçelenen
Maliyet - Kümülatif Kazanılmış Değer)
EAC = 68,000 + (100,000 - 54,000) = 114,000TL
Yöntem
3: EAC = AC + ETC = AC + (BAC - EV) / CPI
Tamamlanma
Anında Maliyet Tahmini = Kümülatif Gerçekleşen Maliyet + (Toplam Bütçelenen
Maliyet - Kümülatif Kazanılmış Değer) / (Maliyet Performans Endeksi)
EAC = 68,000 + (100,000 - 54,000) / 0,7941 = 125,927TL
Düzeltici faaliyetlere her üç yöntem sonucuna göre
ihtiyaç vardır.
Kalan
İşin Tamamlanma Performans Endeksi
TCPI
= (BAC - EV) / (BAC - AC) veya (BAC -
EV) / (EAC - AC)
TCPI = (100,000 - 54,000) / (100,000 - 68,000)
=
1,44
Kalan işin bütçelenen maliyet ile bitirilebilmesi
için kalan işleri ne kadarlık bir performans ile yapması gerektiğini
açıklamaktadır.
Tamamlanma
Anında Projenin Maliyet Varyansı
VAC
= BAC - EAC
Tamamlanma
Anında Maliyet Varyansı = Tamamlanma Anında Maliyet Tahmini - Toplam Bütçelenen
Maliyet
VAC = 100,000
- 125,927
=
-25,927TL
İzleme
ve Kontrol
Proje
Kalite Yönetimi
Kalitenin
Kontrolü
Yetersiz süreç veya düşük ürün kalitesinin neden
oluştuğunun belirlenmesi ve ortadan kaldırılması için önlem alınması ve tavsiye
edilmesini sağlar.
Paydaşlar tarafından belirtilen gereksinimleri
teslimatların yerine getirdiğini onaylamayı sağlar.
Performansı değerlendirmek ve gerekli
değişiklikleri tavsiye etmek için kalite aktivitelerinin gerçekleştirilmesinin
sonuçlarının izlenmesi ve kaydedilmesi sürecidir.
 |
| Code Quality: Inputs, Tools & Techniques, and Outputs |
 |
| Control Quality: Data Flow Diagram |
İzleme
ve Kontrol
Proje
Kalite Yönetimi
İletişimin
İzlenmesi
İletişimin Kontrolü
Proje yöneticisi ve ekibi, bilgilerin planlandığı
gibi doğru şekilde, doğru insanlara ve doğru zamanda akmasını sağlamak için
iletişimin proje boyunca nasıl yürüdüğünü değerlendirir.
Paydaşları etkin bir şekilde bilgilendirmek ve
istenen paydaş katılımı seviyelerini korumak için iletişim kontrol edilir.
Bu süreç, iletişim yönetimi planının takip edilip
edilmediğini ve iletişimin paydaşların ihtiyaçlarını karşılayıp karşılamadığını
belirlemek için ölçmeyi içerir.
Paydaşlardan aldıkları raporlar ve diğer
iletişimler hakkında geri bildirim almasını istenmelidir. Ayrıca, proje ekibi
üyeleri yaşadıkları herhangi bir iletişim problemini rapor etmeli ve iletişimin
proje üzerinde nasıl geliştirilebileceğinin belirlenmesine yardımcı olmalıdır.
 | |
|
 |
| Monitor Communications: Data Flow Diagram |
İzleme
ve Kontrol
Proje
Risk Yönetimi
Risklerin
Kontrolü
Risk izleme ve kontrol kapsamında şu aktiviteler
gerçekleştirilir;
•
Risk tetikleyicilerinin izlenmesi
•
Artık risklerin izlenmesi
•
Yeni risklerin belirlenmesi, analiz
edilmesi tepki planlarının hazırlanması
•
Var olan risklerin gerekliliğinin
değişip değişmediğinin gerekirse kapatılmasının değerlendirilmesi
•
Risk tepki planlarının takip edilmesi ve
güncellenmesi
•
Risklerin paydaşlarla
değerlendirilmesi
•
Rezerv analizlerinin değerlendirilmesi
İzleme
ve Kontrol
Proje
Tedarik Yönetimi
Tedariklerin
Kontrolü
Tedarik ilişkilerinin
yönetilmesi, tedarikçi performanslarının izlenmesi ve gerekli olduğunda
değişikliklerin yapılması bu kapsamda gerçekleşir.
Tedariklerin izlenmesi ve kontrolü şu aktiviteleri
içerir:
•
Faturaların kontrol edilmesi
•
Sözleşme değişikliklerinin yapılması
ve uygulanması
•
Tedarikçiye ödemelerin yapılması
•
İhtilafların çözülmesi
•
Sözleşmede tanımlanan işin
yapıldığının kontrol edilmesi
•
Tedarikçi risklerinin belirlenmesi ve
takibi
•
Denetleme ve kontrollerin
gerçekleştirilmesi
Sözleşme değişiklik kontrol sistemi
Satıcı, işi tamamlamaya odaklanırken, alıcı,
satıcının performansını ölçmeye ve fiili performansı sözleşmeyle, diğer satın alma
belgelerine ve yönetim planına göre karşılaştırmaya odaklanır.
 |
| Control
Procurements: Inputs, Tools & Techniques, and Outputs |
 |
| Control Procurements: Data Flow Diagram |
İzleme
ve Kontrol
Proje
Paydaş Yönetimi
Paydaş
Katılımının İzlenmesi
Tüm proje paydaşlarının ilişkilerinin izlenmesi ve
stratejilerin ve planların onların katılımını sağlayacak şekilde düzenlenmesi
sürecidir.
Ana Teslimatlar: Çalışma performansı bilgileri, değişiklik
talepleri
 |
| Monitor Stakeholder Engagement: Inputs, Tools & Techniques, and Outputs |
 |
| Monitor Stakeholder Engagement: Data Flow Diagram |
Kapanış
Proje
Entegrasyon Yönetimi
Proje
ya da Fazın Kapatılması
Projenin ya da fazın resmi kapanışında tüm proje yönetimi
süreç gruplarındaki tüm aktiviteleri sonuçlandırma sürecidir.
Bu sürecin ana faydası alınan derslerin
çıkarılması, proje çalışmasının resmi bitişi ve yeni girişimler yürütmek için
kaynakların serbest bırakılması sağlamasıdır.
Proje başarılı sonuçlandırılmasa dahi bu süreç
işletilir.
Ana Teslimatlar: Nihai ürün, hizmet, ya da sonuç geçişi
Bir proje yöneticisi;
•
Projenin ve teslimatların resmi olarak
kabulünü almalı
•
Projenin başarılı olduğunu gösteren
son bir rapor yayınlamalı
•
Son öğrenilen dersleri çıkarmalı
•
Tüm proje kayıtlarını endekslemeli ve
arşivlemeli
 |
| Closing Process Group |
 |
| Close Project or Phase: Inputs and Outputs |
Proje veya fazın kapatılması adımları;
•
Faz ya da projeden tamamlanma ya da
çıkış kriterlerini karşılamak için gerekli eylemler ve aktiviteler
•
Projenin ürünlerini, hizmetlerini ya da
sonuçlarına bir sonraki fazla yada üretime veya operasyona aktarmak için gerekli
eylemler ve aktiviteler
•
Proje veya faz kayıtlarının
toplanması, projenin başarısını veya başarısızlığının denetlenmesi, alınan
dersleri bir araya getirilmesi ve organizasyonun gelecekteki kullanımına
yönelik olarak proje bilgilerinin arşivlenmesi için gerekli aktiviteler
•
Nihai ürün veya süreç geçişi