PMP(Project Management Professional) II - Roadmap

Proje Organizasyon Yapıları

Projenin gerçekleştirilmesinden sorumlu kişilerin, proje içindeki hiyerarşisinin belirlendiği yapılardır. Kurumların organizasyon yapıları, projelerin başarısında önemli etkenlerden biridir.

Organizasyonel Yapılar

Fonksiyonel Organizasyon(Functional Organization)

Çalışanlar uzmanlık alanlarına göre gruplanmıştır.

Avantajlar:

• Açık emir komuta zinciri vardır.
• Takımı yönetmek ve kontrol etmek kolaydır.
• Takım elemanları sadece tek bir yöneticiye rapor verir.
• İletişim ve takım kurma kolaydır.

Dezavantajlar:

• Bölümler arası projeler zorlaşır.
• Yöneticinin çıkarları ve öncelikleri önemlidir.
• Takım elemanları proje işlerinden çok, bölümün işlerine ağırlık verir.

Zayıf Matris Organizasyon(Weak Matrix Organization)

Zayıf matris organizasyonlarda proje koordinasyonu, departman yöneticilerinden alınmış ve takım üyelerine bırakılmıştır.

Bu tip bir organizasyonda proje yönetimi çok etkin değildir. Proje takımını oluşturan kişilerden hiçbirisi proje yöneticisi ünvanını taşımaz. Proje asistanı veya proje koordinatörü vasıflarıyla projenin gidişatı konusunda üst yönetimi bilgilendiren bir kişi mevcuttur.

Avantajlar:

·         Etkin ekip çalışması

·         Amaçlara odaklanabilme kolaylığı

·         Kaynakların etkin kullanımı

·         Esnek yapı

·         Kişisel beceri ve gelişmeyi hızlandırma imkanı

·         Yatay, dikey yönlerden haber ve bilgi akışının artması

Dezavantajlar:

·         Projelerin önceliklendirilmesinde sorunlar

·         Yanıt verebilme yavaşlığı

·         Yapısal karmaşıklık

·         Birden fazla patron olması (dikey ve yatay sorumluluk)

·         Çatışma olasılıklarının artması

·         Ayrı yönlerden kaynaklanan hedef ve öncelikleri bağdaştırma
zorlukları 

Dengeli Matris Organizasyon(Balanced Matrix Organization)

Dengeli matris organizasyonda ise proje takımına proje yöneticisi liderlik eder. Böylece projenin başarısından sorumlu ve ekibi yönlendirme yetkisine sahip bir kişi tanımlanmıştır. Proje yönetiminin önem kazandığı ve kültürünün oluştuğu şirketlerde etkili bir yönetim tarzıdır.

Güçlü Matris Organizasyon(Strong Matrix Organization)

Güçlü matris organizasyonda ise proje yöneticilerinin temel görevi proje yönetmektir. Proje yöneticileri, proje ofisine bağlı olup, proje ofisinin de bir departman yöneticisi bulunmaktadır. Böylece proje yöneticilerinin diğer birimlerle çalışması esnasında yaşanan kaynak kısıtı sorunu bu şekilde azaltılır. Özellikle projelerin şirket için hayati önem taşıdığı şirketlerde etkin olarak kullanılır.

Proje Bazlı Organizasyon(Project Based Organization)

Avantajlar:

·         Proje içi iletişim anlamında odaklanma kolaylığı

·         Proje yöneticisine tam yetki verebilme olanağı

·         Hızlı karar alabilme ve raporlama olanağı

·         Proje bazında uzmanlaşma

Dezavantajlar:

·         Personel kullanımında verimsizlik

·         Verimsiz kaynak kullanımı

·         Projenin sonuna doğru çalışanlarda iş kaybı endişesi oluşması

Karma Organizasyon(Composite Organization)

Fonksiyonel organizasyonlar ve proje odaklı organizasyonlar yapıları arasında benzerlik gösterir. Ancak her iki yapıyı aynı anda kullanmak mümkündür.

Proje Yönetim Ofisi (PYO) Yapıları (Project Management Office(PMO) Structures)

Destekleyici: Destekleyici PYO’lar, şablonlar, en iyi uygulamalar, eğitim, bilgiye erişim ve diğer projelerden alınan dersleri paylaşarak bir danışman rolü oynar. Bu tip bir PYO projenin bilgi havuzu olarak hizmet eder. PYO tarafında sağlanan kontrol düşüktür.

Kontrolcü: Kontrolcü PYO’lar destek sağlar ve çeşitli yollarla uyum sağlamayı gerektirir. Uyumluluk, belirli şablonları biçimleri ve araçları kullanarak proje yönetim yapılarını ya da metodolojilerini benimsemeyi ya da yönetişime uymayı içerebilir. PYO tarafından sağlanan kontrol orta düzeydedir.

Yol Gösterici. Yol gösterici PYO’lar projeleri doğrudan yönetirler. PYO tarafından sağlanan kontrol yüksektir.

Destekleyici(Supportive)(Low Level)
• Proje yöneticisi rapor vermez inisiyatif kullanır.

Kontrolcü(Controlling)(Moderate Level)
• Proje yöneticisini belli zamanlarda rapor vermesi için bağlar.
• Türkiye'de en çok görülen PYO tipidir.

Doğrudan Yöneten(Directive)(High Level)
• Doğrudan işi yönetir.
• Proje yöneticisinin inisiyatifi yoktur.

Proje yöneticisinin rolü ve yetkinlikleri

Proje yönetici, görevde olan organizasyon tarafından ekibe liderlik etmesi ve proje hedeflerine ulaşması için görevlendirilir. Aşağıdaki yetkinliklere sahip olması beklenir.

Bilgi: Proje yönetimi hakkında bilgi sahibidir.

Performans: Proje yönetimi bilgisini uygularken neler yapabildiğinin ölçüsüdür.

Kişisel Yetkinlik: Davranış, tutum, liderlik, rehberlik becerileri bulunmalıdır.

Liderlik

·         Ekip kurma

·         Motivasyon

·         İletişim

·         Etkileme

·         Karar alma

·         Müzakere

·         Güven oluşturma

·         Çatışma yönetimi

·         Koçluk

Strateji

·         Müşteri ilişkileri

·         Pazar payı

·         Stratejik planlama

·         Yasal ve regülatif uyum

·         SWOT analizi

·         Fayda maliyet analizi

·         Siyasi ve kültürel farkındalık 

Teknik proje yönetimi yetkinlikleri

Strateji ve iş yönetim yetkinlikleri

Liderlik yetkinlikleri

•       İnsanlar ile ilişkiler

•       Liderlik becerileri

•       Güç, sonuç alma ve şirket politikaları

Lider ve yönetici arasındaki farklar

•       Liderlik stilleri

•       Karakter özellikleri

Proje entegrasyonunu gerçekleştirme

Paydaşlar: Projeye aktif olarak dahil olan ya da projenin gerçekleştirilmesi ya da tamamlanması ile çıkarları olumlu ya da olumsuz yönde etkilenebilecek kişi veya organizasyondur. Bir paydaş proje ve projenin hedefleri üzerinde etki sahibi olabilir.

Proje Yönetişimi: Proje hedeflerinin proje sponsoru ve proje ekibi tarafından daha büyük organizasyon stratejisiyle uyumlu hale getirilmesidir. Proje yönetişimi, organizasyon veya programın daha büyük bir bağlamına uymalıdır ve bu şekilde tanımlanmıştır ancak organizasyonel yönetişimden ayrıdır.

Proje yöneticisi başarılı bir sonuç ulaşmak için birbirinde farklı bu paydaşların proje gereksinimleri üzerindeki etkisini yönetebilmelidir.

Sponsor: Proje veya program için nakit veya benzeri bir şekilde finansal kaynaklar sağlayan kişi veya gruptur.

Proje Yaşam Döngüleri

Proje yaşam döngüsü, bir projenin başlangıcından tamamlanmasına kadar geçen bir dizi aşamadır.

•       Tahmini bir yaşam döngüsünde, proje kapsamı, süresi ve maliyeti yaşam döngüsünün erken aşamalarında belirlenir. Kapsamdaki değişiklikler dikkatlice yönetilir. Tahmini yaşam döngüleri ayrıca şelale yaşam döngüleri olarak da adlandırılabilir.

•       Yinelemeli bir yaşam döngüsünde, proje kapsamı genellikle proje yaşam döngüsünün başında belirlenir, ancak proje ekibinin ürün anlayışı arttıkça zaman ve maliyet tahminleri düzenli olarak değiştirilir. Yinelemeler, ürünü bir dizi tekrar eden döngü boyunca geliştirirken, artışlar art arda ürünün işlevselliğine katkıda bulunur.

•       Artımlı bir yaşam döngüsünde, teslim edilebilirlik, önceden belirlenmiş bir zaman dilimi içerisinde art arda işlevsellik katan bir dizi yineleme yoluyla üretilir. Teslim edilenler, yalnızca son yinelemeden sonra tamamlanmış sayılması gereken gerekli ve yeterli kapasiteyi içerir.

•       Uyarlanabilir yaşam döngüleri çevik, yinelemeli veya artımlıdır. Ayrıntılı kapsam, bir tekrarlamaya başlamadan önce tanımlanır ve onaylanır. Uyarlanabilir yaşam döngüleri aynı zamanda çevik veya değişime bağlı yaşam döngüleri olarak da adlandırılır.

•       Hibrit bir yaşam döngüsü, öngörücü ve uyarlanabilir bir yaşam döngüsünün birleşimidir. Projenin iyi bilinen veya sabit gereksinimleri olan unsurlar, öngörücü bir gelişim yaşam döngüsünü izler ve hala gelişen unsurlar uyarlanabilir bir gelişim yaşam döngüsünü takip eder.

Her proje için en iyi yaşam döngüsünü belirlemek proje yönetimi ekibine kalmıştır.

Proje Aşamaları

Projeler, kontrolü ve yönetimi kolaylaştırmak için genellikle aşama veya faz dediğimiz parçalara bölünür. Böylece, projenin tahmini, sorumlu ataması, yürütülmesi, kontrolü ve takibi daha kolaylaşır.

Neden Aşamalara İhtiyaç Var?

•       Projelerin daha küçük parçalara bölünerek, kolay yönetilebilmesini sağlamak

•       Delegasyonda kolaylık sağlamak

•       Kontrolü kolaylaştırmak

•       Organizasyonun yürüyen genel süreçleriyle entegrasyonu kolaylaştırmak

Proje Aşamalarının Özellikleri

•       Proje aşamalarının sonlarında teslimatlar bulunur.

•       Projeler aşamalandırılarak, mantıksal bir sıra izlenebilir.

•       Bir sonraki aşamaya geçmek için onay/izin/kabul süreçleri gereklidir.

•       Yapılmış hatalar var ise bu hatalardan sonraki aşamaların etkilenmesi engellenebilir.

Faz Çıkışı  =  Kilometre Taşı = Faz Değerlendirme Noktası Bitiş Noktası = Karar Değerlendirme Noktası

Proje Aşamaları Arasındaki İlişkiler

Sıralama İlişkisi(Sequential Relation)

Bir aşama (faz) kendisinden önceki aşama bitmeden başlayamaz. Bu yaklaşım belirsizlikleri azaltacak fakat sürenin uzamasına sebep olacaktır.

İç İçe Geçme İlişkisi(Overlapping Relation)

Bir aşama kendisinden önceki aşama tamamlanmadan başlar. Ardıl aşama, öncül aşama bitmeden başlarsa,  süre kısalacaktır fakat risk artışı olabilir.

Tekrarlama İlişkisi(Iterative Relation)

Sadece bir aşama planlanır ve bir sonraki aşamanın planlaması devam eden aşamanın ilerlemesine ve teslimatlara bağlıdır. Belirsiz ve değişkenliğin yoğun olduğu ortamlar için uygundur.

Bir sonraki yazımda görüşmek üzere...