PMP(Project Management Professional) III - Roadmap

Proje ve Ürün Yaşam Döngüsü

Projenin başlangıç anından, sonlandırılmasına kadar geçen tüm aşamaları kapsayan döneme proje yaşam döngüsü adı verilir.

·         Hangi aşamada hangi teknik işler gerçekleşecek?

·         Hangi aşama temelde kim ya da kimlerin sorumluluğunda yürütülecek?

·         Ürün yaşam döngüsü ürünün birbirini izleyen ve üst üste binmeyen aşamalarından oluşur.

·         Ürün yaşam döngüsü ile proje yaşam döngüsü birbirinden farklı kavramlardır.

·         Ürünün geliştirilmesi de bir proje olarak sınıflandırılır veya ürünü geliştirme aşamalarının her birisi farklı proje olarak ele alınabilir.

Proje Metodunun Özelleştirilmesi

Bir projeyi yönetmek için uygun proje yönetimi süreçleri, girdiler, araçlar,  teknikler, çıktılar ve yaşam döngüsü aşamaları seçilmelidir.

Proje Yönetimi İş Belgeleri

·         Olur incelemesi

·         Fayda yönetim planı

·         Proje başlatma belgesi ve proje yönetimi planı

·         Proje başarı ölçüleri

Fayda yönetimi planı, projenin faydalarının nasıl ve ne zaman alınacağını açıklar, faydaların nasıl ölçüleceğini gösterir.

·         Bir işlemin otomasyonu ile işletme maliyetlerini düşürmek

·         Bir işletmenin satışlarını yeni veya geliştirilmiş ürünlerle artırmak

·         Yasama veya düzenleyici bir maddenin gerekliliklerini yerine getirmek

için yapılır.

Proje Seçim Kriterleri

Net Bugünkü Değer: Projenin yatırım maliyeti ile ürünün yaşam döngüsü boyunca getireceği kazancın karşılaştırılıması esasına dayanır. Bu değerin yüksek olması daha iyidir.

İç Verim Oranı: Bir yatırımdan yüzde olarak kazancın ifadesidir. Bu değerin yüksek olması daha iyidir.

Geri Dönüş Süresi (Payback Period): Gelecekteki kazançlar bugüne çekildiğinde çıkan sonuçları toplam olarak ilerlenir. Hangi zamanda toplanılan değerler, yatırım bedelini geçerse, bu yatırımın geri dönüş süresini verir. Bu değerin düşük olanı daha iyidir.

Fayda/Maliyet Oranı (Benefit /Cost Ratio): Kar ve maliyet değerlerinin analizini içerir. Bu değerin yüksek olması daha iyidir.

Fırsat Maliyeti (Opportunity Cost): Bir seçim yapılırken vazgeçilmek zorunda kalınan ikinci en iyi alternatiftir.

Yatırım Geri Dönüş Süresi (Return on Investment)

Beklenen Bugünkü Değer: Net bugünkü değerin risk ayarlanmış halidir. Nakit akışı açısından yüksek olan bugünkü değer daha iyidir.

Yatırım Geri Dönüş Oranı: Gelirin yatırıma oranıdır.  Daha yüksek geri dönüş oranı daha iyidir.

Geri Ödeme Süresi: Proje maliyetinin gelirler ile dengelendiği süredir.  Daha kısa geri dönüş süresi daha iyidir.

İç Geri Dönüş Oranı: Organizasyonların projenin getirisinden bekledikleri kazanç oranıdır. Şirketlerin oran eşikleri olabilir. Daha yüksek geri dönüş oranı daha iyidir.

Proje Entegrasyon Yönetimi

Proje entegrasyon yönetimi, çeşitli süreçleri ve proje yönetimi faaliyetlerini belirlemek, tanımlamak, tek biçime sokmak, birleştirmek ve koordine etmek için süreçleri ve faaliyetleri içerir.

Proje entegrasyon yönetimi, proje yöneticilerine özeldir. Diğer bilgi alanları uzmanlar (örneğin, maliyet analizi, planlama uzmanları, risk yönetimi uzmanları)  tarafından yönetilebilse de, proje entegrasyon yönetiminin sorumluluğu devredilemez. Proje yöneticisi, sonuçları diğer tüm bilgi alanlarında birleştiren ve proje hakkında genel görüş sahibi olandır. Proje yöneticisi sonuçta projenin bütününden sorumludur.

·         Ürün, hizmet veya sonucun teslim tarihlerinin verilmesini sağlamak

·         Proje yaşam döngüsü ve fayda yönetim planının uyumunu sağlamak

·         Proje hedeflerine ulaşmak için bir proje yönetim planı sağlamak

·         Proje gereği olarak ve projeden uygun bilginin yaratılmasını ve kullanılmasını sağlamak

·         Proje yönetimi planındaki faaliyetlerin performans ve değişikliklerini yönetmek

·         Projeyi etkileyen kilit değişikliklere ilişkin entegre kararlar almak

·         Proje ilerlemesinin ölçülmesi ve izlenmesi ve proje hedeflerine ulaşmak için uygun önlemlerin alınmasını sağlamak

·         Elde edilen sonuçlar hakkında veri toplama, bilgi edinmek için verilerin analiz edilmesi ve bu bilgilerin ilgili paydaşlara iletilmesini sağlamak

·         Proje çalışmasının tamamını tamamlamak ve her aşamayı, sözleşmeyi ve projeyi bir bütün olarak resmi olarak kapatmak

·         Gerektiğinde faz geçişlerini yönetmek

Proje Başlatma Belgesinin Geliştirilmesi

Proje başlatma belgesinin geliştirilmesi projenin oluşmasına resmi olarak onay veren ve organizasyonel kaynakları proje aktivitelerine atamak için proje yöneticisine yetki sağlayan dokümanı oluşturma sürecidir.

Proje başlatma belgesi sponsor tarafından yayınlanmalıdır.

Proje başlatma belgesi proje yöneticisine projeyi planlama ve yürütme yetkisi verir.

Proje yöneticisinin proje başlatma belgesinin geliştirilmesi sürecine katılması proje gereksinimlerini daha iyi anlayacağı bir temel oluşturulması nedeniyle tavsiye edilir.

·         Proje varlığını onaylar.

·         Proje yöneticisi formal olarak atanır ve organizasyona duyurulur.

·         Proje ürünü/hizmetini tanımlar.

·         Projenin hedeflediği iş gereksinimini tarifler.

·         Proje yöneticisini ihtiyaç duyacağı kaynakları tedarik etmesi yetkilendirir.

Odak Grup: Benzer tecrübedeki küçük gruplarla yapılır. Katılımcıların konu hakkındaki görüşlerini paylaşıp, derinlemesine bilgi edinilmesi sağlanır.

Beyin Fırtınası: Toplanıp fikir üretmek, bir problemi çözmeye çalışmak için yapılan etkinliktir.

Çalışma Bildirimi(Statement of Work)

Proje çalışma bildirimi bir projede sunulacak ürünlerin, hizmetlerin ya da sonuçların tanımlanmasını içerir.

Organizasyon içi projelerde, projenin başlatıcısı ya da sponsoru, iş ihtiyaçları, ürün ya da hizmet gereksinimlerine bağlı olarak çalışma bildirimi sunar.

Organizasyon dışı projelerde ise çalışma bildirimi bir ihale belgesinin, örneğin teklif talebi, bilgi talebi veya fiyat teklif talebi belgelerinin bir parçası ya da bir sözleşmenin bir parçası olarak müşteriden alınabilir.

·         İş ihtiyacı

·         Ürün kapsamının tanımı

·         Stratejik plan

Stratejik Plan

Vizyon: Firmanın önündeki 5 yıl veya daha fazla sürede ne noktada olacağını anlatır.

Misyon: Firmanın zamandan bağımsız amacını ve arzusunun nasıl yerine getireceğinin ifadesidir. Organizasyonun neden var olduğunun deklarasyonudur. Firmanın amacı ve aktiviteleri operasyonlar, fonksiyonlar, müşteriler, teklifler, segmentler, ölçüler, metotlar, teknoloji, kaynaklar gibi üzerinden ifade edilir.

Değerler: Firmanızın devamlı, tutkulu, ayırt edici temel inanışlarıdır. Yönlendirici prensiplerdir.

SWOT: Firmanın şu anki pozisyonunun gücü ve zayıflıkları, dışarıdaki fırsat ve tehditlerinin özetidir.

Rekabet Avantajı: Rekabet ortamında en kuvvetli olduğunuz alandır.

Uzun Dönem Stratejik Amaçlar: Yaklaşık 3 yıllık sürede vizyonunuzu gerçekleştirmek odaklanılanlardır.

Kısa Dönem Amaçlar: Stratejik amaçların 1-2 yıllık performans hedefleri haline dönüşmesidir.

Aksiyon Planları: Hedefin nasıl gerçekleşeceğinin planıdır. Stratejinin operasyona dönüştürülmesidir.

Skorkart: Ana performans göstergeleri üzerinden aylık düzende performansı takip etmeyi sağlar.

Finansal Değerlendirme: Geçmiş kayıtlara ve gelecek öngörülere göre yapılan değerlendirme ile gelecek planı yapıp firmanın gelecek finansal performansı daha kontrol altında tutulmasıdır.

İş Gerekçesi

Yeterli tanımlaması bulunmayan ve gelecekteki proje yönetim aktivitelerinin izinleri için bir temel olarak kullanılacak seçilen bir bileşenin faydalarının geçerliliğini belirlemek için kullanılan belgelenmiş bir ekonomik fizibilite çalışmasıdır.

İş gerekçesinde, genellikle, projenin neden gerekli olduğunu ifade eden ve projenin sınırlarını belirleyen, iş ihtiyacı bilgileri ve fayda - maliyet analizi yer alır.

Anlaşmalar

Anlaşmalar, projenin ilk amaçlarını belirlemek amacıyla kullanılır. Anlaşmalar, sözleşme, ortak niyet bildirgesi, hizmet seviyesi anlaşması, anlaşma mektubu, niyet mektubu vb. şeklinde olabilir. Genel olarak, harici bir müşteri için yapılan projelerde sözleşme kullanılır.

Proje Başlatma Belgesi

·         Projenin amacı ya da gerekçeleri

·         Ölçülebilir proje hedefleri

·         Üst düzey gereksinimler

·         Varsayımları ve kısıtlar

·         Üst düzey proje tanımı ve sınırları

·         Üst düzey riskler

·         Özet kilometre taşları

·         Özet bütçe

·         Paydaş listesi

·         Proje onay şartları

·         Atanan proje yöneticisi, sorumluluk ve yetkisi

·         Sponsor onayı

Proje Paydaş Yönetimi

Her projenin, projeden olumlu ya da olumsuz yönde etkilenen ya da projeyi etkileyebilecek paydaşları vardır. Bazı paydaşlar, projenin çalışmasını veya sonuçlarını etkilemek için sınırlı bir yeteneğe sahip olabilir, diğerleri proje ve beklenen sonuçlar üzerinde önemli bir etkiye sahip olabilir. Proje yöneticisinin ve ekibinin tüm paydaşları uygun bir şekilde doğru bir şekilde belirleme ve dahil etme yeteneği, proje başarısı ile başarısızlığı arasındaki fark anlamına gelebilir. Başarı şansını artırmak için, paydaş belirleme ve katılım süreci, proje başlatma belgesi onaylandıktan sonra en kısa sürede başlamalıdır.

Paydaşların Belirlenmesi (Identify Stakeholders)

Projeden etkilenen tüm şahıs veya organizasyonların belirlenmesi ve bunların projesi başarısı bağlamındaki çıkarları, ilgileri ve etkileriyle ilgili bilgilerin belgelenmesidir.

Proje iteratifse proje yönetim planı gerekebilir. Bu yüzden bir önceki iterasyondaki plan burada girdi olacaktır. Güncellenen plan da çıktı olacaktır.

Paydaş Analizi

Proje için paydaşların etki/ilgileri:

Etkin insanlar

Projenin kişilere/pozisyonlara etkileri 

Olası tepkiler

Proje amaçlarının sonuçları:

·         Beyin fırtınası

·         Görüşmeler

·         Geçmiş dersler

·         Proje ekibinin fikirleri

·         Güç/Çıkar tablosu

·         Güç/Katılım tablosu

·         Katılım/Etki tablosu

·         Önem modeli

Farklı Paydaş Türleri

Yararlanıcılar (Beneficaries):

Hedef Kitle (Target Group): Proje faaliyetlerinden doğrudan ve olumlu etkilenecek kişi ve kurumlardır.

Nihai Yararlanıcı (Final Beneficaries): Uzun vadede ve dolaylı olarak toplumsal ya da sektörel ölçekte olumlu etkileneceklerdir.

Proje Ortakları (Project Partners): Projeyi uygulayan taraflardır.

·         Yerel halk

·         Kullanıcılar, tüketiciler

·         STK’lar

·         Kamu kurumları

·         Çıkar grupları

·         Özel sektör

·         Uluslararası kurumlar

Paydaş Analizi Nedir?

Mevcut sorundan veya olası projeden etkilenebilecek tüm paydaş gruplarının ve bu grupların sorun/proje ile ilişkilerinin güçlerinin ve etkilerinin katılım stratejilerinin belirlenmesidir.

Paydaş analizi için 4 adım:

1.     Paydaşların belirlenmesi

2.     Paydaşların ilgilerinin ve çıkarlarının tespit edilmesi

3.     Paydaşların güçlerinin ve etkilerinin saptanması

4.     Paydaş katılımı stratejisinin oluşturulması

Paydaşların Belirlenmesi

·         Sorundan kimler olumsuz etkileniyor?

·         Kimler çıkar sağlıyor?

·         Projeye destek verenler ve karşı çıkanlar belirlendi mi?

·         Savunmasız ve hassas gruplar saptandı mı?

·         Kimler direk hangileri dolaylı olarak etkileniyor?

·         Tüm paydaşların özellikleri neler?

Paydaşların İlgilerinin ve Çıkarlarının Tespit Edilmesi

·         Paydaşların her birinin projeden beklentileri nelerdir?

·         Paydaşların projeden sağlayabilecekleri muhtemel yararlar nelerdir?

·         Hangi paydaşların çıkarları, projenin hedefleri ile çelişmektedir?

·         Paydaşların her biri projeye ne gibi mali katkı sağlayabilecek durumdalar?

·         Bunu sağlamaya istekliler mi?

Paydaşların Katılımı Neye Yarar?

·         Bilgiye dayalı karar almayı sağlar.

·         Projenin daha ilk aşamalarında bir görüş birliği (consensus) oluşturulmasını sağlar.

·         Farklı paydaşların projeyi izleyebilmesi bakımından şeffaflık sağlar.

Paydaş Analizi Sonuçları Proje Tasarlarken Nasıl Kullanılır?

·         Sorunları analiz ederken

·         Hedefleri belirlerken

·         Stratejiyi seçerken

Planlama Süreç Grubu

Planlama süreci kendini tekrarlayan ve planlama adımlarının birbirini etkilediği bir çalışmadır. Proje ilerlerken daha ayrıntılı ve özellikli bilgiler ve daha kesin tahminler elde edildikçe bir planın sürekli olarak iyileştirilmesi ve daha ayrıntılı hale getirilmesi ve böylece planlama sürecinin ardışık tekrarlarında daha kesin ve tam planların üretilmesi gerekir.

·         Gereğinden fazla ve gereğinden az planlama hatasına düşülmemelidir.

·         Planı dokümante edip, paylaşıp ve güncellemek gerekir.

Proje yönetim planının geliştirilmesi tüm alt planların tanımlanması, hazırlanması,  koordine edilmesi ve bunların kapsamlı bir yönetim planına entegre edilmesi sürecidir. Bu sürecin ana faydası tüm proje çalışmalarının temelini tanımlayan merkezi bir belge oluşturmasıdır.

·         Proje yönetim planı, projenin nasıl yürütüleceğini, izlendiğini ve kontrol edildiğini ve kapandığını tanımlar.

·         Proje yönetim planı özet veya detaylı olabilir. Her bir alt planı, spesifik projenin gerektirdiği ölçüde açıklanmalıdır.

·         Proje yönetim planı temel çizgiler belli olmalıdır, en azından kapsam, zaman ve maliyet için proje referanslarını tanımlamak gerekir, böylece proje yürütmesi ölçülebilir ve bu referanslarla karşılaştırılabilir ve performans yönetilebilir.

·         Temel çizgiler tanımlanmadan önce, proje yönetim planı gerektiği kadar güncellenebilir. O zaman resmi bir işlem gerekli değildir. Ancak, bir kez temel çizgi alındığında, sadece entegre değişim kontrolü süreci ile değiştirilebilir.

·         Proje yönetim planı, sürekli değişen bir proje ortamına cevap verecek kadar sağlam olmalıdır.

Proje Yönetimi Planının Geliştirilmesi

Proje yönetimi planı, projenin nasıl yürütüleceğini, izleneceğini ve kontrol edileceğini belirleyen belgesidir. Proje yönetimi planı, planlama süreçlerinin tüm alt planlarını ve temel çizgilerini bütünleştirir ve birleştirir.

Proje yönetim planı temel çizgileri projenin performansını ölçmek için kullanılır.  Bir projenin temeli, orijinal kapsam, maliyet ve zamanlama olarak tanımlanır. Proje yürütme ve kontrol faaliyetlerinin başlayabilmesi için, projenin taban çizgisi tamamen tanımlanmalı ve belgelenmelidir.

Destekleyici planlar

Alt destekleyici plan ve proje yönetim planı entegre değişiklik yönetimi tarafından da kontrol edilir.

·         Kapsam Yönetim Planı

·         İhtiyaç Yönetim Planı

·         Zaman Çizelgesi Yönetim Planı

·         Maliyet Yönetim Planı

·         Kalite Yönetim Planı

·         Süreç İyileştirme Planı

·         İnsan Kaynakları Planı

·         İletişim Yönetim Planı

·         Risk Yönetim Planı

·         Tedarik Yönetim Planı

·         Paydaş Yönetim Planı

Değişim Yönetimi Planı: Proje boyunca değişiklik taleplerinin resmi olarak nasıl yetkilendirileceğini ve dahil edileceğini açıklar.

Yapılandırma Yönetimi Planı: Proje öğeleri hakkındaki bilgilerin nasıl kaydedileceğini ve güncelleneceğini açıklar ve böylece projenin ürünü, hizmeti veya sonucu tutarlı ve çalışır durumda kalır.

Performans Ölçümü Temel Çizgisi: Performansı ölçmek ve yönetmek için proje yürütmenin karşılaştırıldığı, proje çalışması için entegre bir kapsam – zaman - maliyet planıdır.

Proje Yaşam Döngüsü: Bir projenin başlangıcından kapanmasına kadar geçen bir dizi aşamayı açıklar.

Yaşam Döngüsü Yaklaşımı: Tahmini, yinelemeli, çevik veya bir karma model gibi ürün, hizmet veya sonuç geliştirme yaklaşımını açıklar.

Yönetim İncelemeleri: Proje yöneticisi ve ilgili paydaşların performansın beklendiği gibi olup olmadığını veya önleyici veya düzeltici faaliyetlerin gerekli olup olmadığını belirlemek için proje ilerlemesini gözden geçireceği zaman projedeki noktaları belirler.

Kapsam Yönetiminin Planlanması

Proje kapsam yönetimi, projeyi başarıyla tamamlamak amacıyla, projenin tüm çalışmaları ve sadece gerekli çalışmaları içermesini sağlamaya yönelik süreçlerden oluşur. Proje kapsamını yönetme, öncelikle projeye nelerin dahil edileceğini ve nelerin edilmeyeceğini tanımlama ve kontrol etme işidir.

Kapsamda olmayan hiçbir iş İKY(WBS)’de gösterilmez.

1. Projenin kapsamını ve gereksinimlerini nasıl planlanacağına, doğrulanacağına ve kontrol edileceğine dair bir plan geliştirilir.
2. Tüm gereksinimlerin, proje başlatma belgesinde belirtilen iş gerekçesinde öngörülen şartlarda belirtildiği şekilde desteklendiğinden emin olarak belirlenmelidir.
3. Kapsamı belirlemek için paydaşların ihtiyaçları sıralanırve dengelenir.
4. Kapsamı daha küçük, daha yönetilebilir parçalara ayırmak için bir WBS oluşturulur ve her parça WBS sözlüğünde tanımlanır.
5. Tamamlanan çalışma kapsamının müşteri veya sponsor tarafından kabul edilebilir olduğunun doğrulanması (imzalanmış kabul) edinilmelidir.
6. Kapsam performansını ölçülür ve gerektiği gibi ayarlanır.

Ürün Kapsamı: Bir ürün, hizmet ya da sonucu tanımlayan özellikler veya fonksiyonlardır.

Proje Kapsamı: Belirtilen özelliklere ve fonksiyonlara sahip bir ürün, hizmet ya da sonucu teslim etmek için yapılması gereken çalışmalardır. Proje kapsamı teriminin bazen ürün kapsamını kapsadığı görülebilir.

Kapsam Temel Çizgisi: Detaylı kapsam bildiriminin, iş kırılım yapısının ve ilişkili WBS yapısı sözlüğünün onaylı bir versiyonudur.

Girdiler

1) Proje Yönetim Planı

·         Kalite Yönetim Planı

·         Proje Yaşam Döngüsü Planı

·         Geliştirme Yaklaşımı

2) Proje Başlatma Belgesi

·         Kapsam yönetimi süreçlerinin planlanması için gereken proje bağlamının oluşturulmasında kullanılır.

·         Proje çalışma bildirimindeki üst düzey proje tanımını ve ürün özelliklerini tanımlar.

3) Çevresel İşletme Faktörleri

·         Organizasyonun kültürü

·         Altyapı

·         Personelin idaresi

·         Pazar koşulları

4) Organizasyonel Süreç Varlıkları

·         Politikalar ve prosedürleri

·         Tarihsel bilgi ve alınan ders bilgi tabanları

Çıktılar

Kapsam Yönetim Planı

·         Ayrıntılı bir proje kapsam bildirimi hazırlanmasına yönelik süreçtir.

·         Ayrıntılı bir proje kapsamının (WBS) oluşturulmasına yönelik süreçtir.

·         WBS’nin nasıl sürdürüleceğini ve onaylayacağını belirlemeye yönelik süreçtir.

·         Tamamlanmış proje teslimatlarının resmi kabulünün nasıl yapılacağını belirlemeye yönelik süreçtir.

·         Ayrıntılı proje kapsamı bildirimine yapılacak değişiklik taleplerinin nasıl işleme alınacağını kontrol etmeye yönelik süreçtir.

Gereksinim Yönetim Planı

·         Gereksinim aktivitelerinin planlama, izlenme ve raporlama yöntemidir.

·         Yapılandırma Yönetimi Aktiviteleri: Ürüne yapılacak değişikliklerin başlatılma şekli, ektilerinin analiz edilme biçimi, bu değişiklikleri onaylamak için gerekli düzeylerinin yanı sıra bunların izlenme ve raporlanma şekilleridir.

·         Gereksinimleri önceliklendirme sürecidir.

·         Kullanılacak ürün ölçütleri ve bunları kullanmanın gerekçeleridir.

·         Gereksinimlerin hangi özelliklerinin izlenebilirlik matrisine alınacağını gösteren yapıdır.

Gereksinimlerin Toplanması

Proje hedeflerine ulaşmak için paydaş ihtiyaçlarının ve gereksinimlerin belirlenmesi, belgelenmesi ve yönetilmesi sürecidir.

Bu sürecin ana faydası, ürün kapsamı dahil kapsamın tanımlanması ve yönetilmesini temelini sağlamasıdır.

·         Organizasyonun, üst düzey ihtiyaçlarını bir bütün olarak ele alan iş gereksinimleri

·         Bir paydaş ya da paydaş grubunun ihtiyaçlarını belirleyen paydaş gereksinimleri

·         İş ve paydaş gereksinimlerini karşılayacak ürün, hizmet ya da sonuçların özelliklerini ve fonksiyonlarını açıklayan çözüm gereksinimleridir. Çözüm gereksinimleri, fonksiyonel ve fonksiyonel olmayan gereksinimler olarak ayrılır.

o    Fonksiyonel gereksinimler ürünün davranışlarını açıklar.

o    Fonksiyonel olmayan gereksinimler, fonksiyonel olanları tamamlar ve ürünün verimli olması için gereken çevresel koşulları ve nitelikleri tanımlar.

·         Veri dönüşümü ve eğitim gereksinimleri gibi mevcut durumu ‘olduğu gibi’ durumundan ilerili ‘olması gereken’ durumuna geçişte ihtiyaç duyulan geçici kabiliyetleri açıklayan geçiş gereksinimleri

·         Eylemleri, süreçleri ya da projenin karşılaması gereken diğer koşulları açıklayan proje gereksinimleri

·         Proje teslimatlarının ve diğer proje gereksinimlerinin başarılı bir şekilde tamamlanmasını sağlamak için gerekli koşulları ve kriterleri belirleyen kalite gereksinimleri

Araçlar ve teknikler

·         Görüşmeler

·         Odak Grupları

·         Rehberli Çalıştaylar

·         Grup Yaratıcılık Teknikleri

o    Beyin Fırtınası

o    Nominal Grup Tekniği

o    Fikir/Zihin Haritalama

o    Yakınlık Şeması

o    Çok Kriterli Karar Analizi

·         Grup Halinde Karar Alma Teknikleri

·         Oybirliği

·         Çoğunluk

·         Nispi Çoğunluk

·         Tek Karar Noktası

·         Soru Formları ve Anketler

·         Gözlemler

·         Prototipler

·         Kıyaslama

·         İçerik Şemaları

·         Belge Analizi

Yakınlık Şeması (Affinity Diagram): İlgili konular gruplanır. Beyin fırtınası sonrasında ortaya çıkan fikirleri kategorize ederek düzenlenir. Mind map göre farkı ilişkili konuların ele alınmasıdır.

Nominal Grup Tekniği (Nominal Group Technic): Beyin fırtınası ya da bir başka şekilde üretilen çok sayıda görüşü eşit katılımı sağlayarak önem sırasına göre sıralamaktır.

Çok Kriterli Karar Analizi (Multicriteria Decision Analysis): Alternatifleri karşılaştırılarak derecelendirilir ve bunların arasından en iyisi seçilmeye çalışılır. 

Fikir/Zihin Haritalama (Mind Map): Bilgiyi organize etmek için bir grafik yöntemdir. Beyin fırtınasını depolamak için bir araçtır. Problem çözümünde yaratıcılık imkanı sağlayan bir düşünme şeklidir.

Rehberli Çalıştaylar (Facilitated Workshops): Farklı birimlerden ana paydaşların bir araya getirilmesi konsensüs sağlanmasıdır.

Çıktılar

Gereksinim Dokümantasyonu: Her bir gereksinimin projeyle bağlantılı iş ihtiyacını nasıl karşıladığını açıklar. Aşamalı olarak olgunlaşan belgelerdir. Gereksinimler açık ve net (ölçülebilir), izlenebilir, tam, tutarlı ve ana paydaşlarca kabul edilebilir olmalıdır.

Gereksinim İzlenebilirlik Matrisi: Ürün gereksinimlerinin başlangıç noktalarıyla bu gereksinimleri gideren teslimatların bağlantısını gösteren bir tablodur. Gereksinim izlenebilirlik matrisi, gereksinimleri iş ve proje hedefleriyle bağlantılı hale getirerek her bir gereksinimin iş değerini artırmasını güvence altına almaya katkıda bulunur.

Kapsamın Tanımlanması

Proje ve ürünün ayrıntılı bir tanımının oluşturulması sürecidir. Toplanan gereksinimlerden hangilerinin proje kapsamına dahil edileceği ve proje kapsamı dışında bırakılacağını tanımlanarak proje, hizmet veya sonuçları sınırlarının tanımlanmasıdır.

·         Gereksinimler müşterinin ihtiyaç duyduğu öğeler topluluğudur.

·         Proje kapsamı, projenin sınırlarını tanımlar. Gereksinimleri yerine getirmek için yapılması gereken faaliyetleri ve görevleri, projeye neyin dahil edildiğini ve neyin dahil edilmediğini ayrıntılı olarak açıklar.

Müşteriye beklediğinden daha fazlasını vermek ‘Gold Plating’ olarak adlandırılır. PMI bunu onaylamaz.

 

Gereksinim ve Kapsam

Gereksinimlerin toplanması sürecindeki tüm gereksinimler kapsamın tanımlanması sırasında dahil edilmeyebilir.

·         Kapsamın tanımlanmasında son proje gereksinimlerini seçilir.

·         Kapsamın tanımlanması aşamalı olgunlaşan bir süreçtir. Her yinelemede yeni bir detay aşamasına ulaşılır.

Ürün Analizi

Ürün ve hizmetlerin tanımlanmasında ürün analizi kullanılabilir. Bir ürün veya hizmet hakkında sorular sormayı ve ne verileceğine ilişkin kullanımı, özellikleri ve diğer ilgili yönlerini açıklamak için cevaplar oluşturmayı içerir. Her uygulama alanı, üst seviye ürün veya hizmet tanımlarını anlamlı dağıtımlara dönüştürmek için bir veya daha fazla genel kabul görmüş metoda sahiptir. Gereksinimler yüksek bir seviyede yakalanır ve nihai ürünü tasarlamak için gereken detay seviyesine ayrıştırılır.

Ürün analiz tekniklerinin örnekleri arasında, bunlarla sınırlı olmamak üzere şunlar bulunur:

·         Ürün Kırılımı

·         Gereksinimlerin Analizi

·         Sistem Analizi

·         Sistem Mühendisliği

·         Değer Analizi

·         Değer Mühendisliği

Müşteri veya sponsor tarafından belirtildiği şekilde ürünün amaçlarını ve tanımını analiz etmek için ürün analizi yapılır.

Müşteriden tam bir liste almak yerine, teslim edilebilir ürünleri projenin bir parçası olarak belirlemek ve tanımlamak gerekebileceği anlaşılmalıdır.

Proje Kapsam Bildirimi

Proje kapsamı bildirimi, proje  kapsamının, başlıca teslimatların, varsayımların ve kısıtların tanımıdır. Proje kapsam bildirimi, proje ve ürün kapsamı dahil olmak üzere kapsamın tamamını belgeler.

Ayrıntılı proje kapsamı bildirimi, doğrudan veya diğer belgelere referansla aşağıdakileri içerir:

Ürün Kapsamı Tanımı: Proje başlatma belgesinde ve gereklilik belgelerinde açıklanan ürün,  hizmet veya sonucun özelliklerini aşamalı olarak hazırlar.

Teslimatlar: Herhangi bir benzersiz ve doğrulanabilir ürün, sonuç veya özelliklerdir. Bir süreci, aşamayı veya projeyi tamamlamak için üretilmesi gereken bir hizmeti yerine getirme işlemidir. Teslimatlar ayrıca proje yönetim raporları ve belgeler gibi yardımcı sonuçları da içerir. Teslimatlar, özet veya ayrıntılı olarak açıklanabilir.

Kabul Kriterleri: Teslim alınabilmesi için yerine getirilmesi gereken bir dizi şartlardır.

Projede Dışarıda Bırakılanlar: Proje için kapsam dışında olanı açıkça belirtmek paydaşların beklentilerini yönetmeye yardımcı olur ve kapsam kaymasını azaltabilir.

Proje Başlatma Belgesi          

·         Projenin amacı ya da gerekçeleri

·         Ölçülebilir proje hedefleri ve ilgili başarı kriterleri

·         Üst düzey gereksinimler

·         Üst düzey proje tanımı

·         Üst düzey riskler

·         Özel kilometre taşları

·         Zaman çizelgesi

·         Özet bütçe

·         Paydaş listesi 

·         Proje onay şartları

·         Atanan proje yöneticisi,  sorumluluk ve yetki seviyesi

·         Sponsorun ve onaylayıcıların yetkileri

Kapsam Tanımı

·         Ürün kapsam tanımı 

·         Ürün kabul kriterleri 

·         Proje teslimatları 

·         Projenin dışında bırakılanlar

·         Proje kısıtları 

·         Proje varsayımları

Proje başlatma belgesinin ve proje kapsam bildiriminin içerikleri bazen tekrara dayalı bilgi içerdiği düşünülebilir ama her birindeki ayrıntı düzeyi farklıdır.

Proje başlatma belgesi genel bilgileri içerirken, proje kapsam bildirimi kapsam unsurlarının ayrıntılı açıklamasını içerir. Her ikisi de proje süresince aşamalı olarak olgunlaşır.

İKY(WBS) Oluşturulması

İş kırılım yapısı, proje hedeflerini gerçekleştirmek ve gerekli teslimatları oluşturmak için proje ekibi tarafından gerçekleştirilecek toplam işin teslimat tabanlı hiyerarşik ayrıştırılmasıdır. Projenin toplam kapsamını düzenler ve tanımlar. Her alt seviye, proje çalışmalarının giderek detaylandırılan bir tanımını temsil eder.

·         Kapsamın yönetilebilir teslimatlara bölünmesi, projeyi daha iyi yönetilir hale getirmek için bölümlere ayırma yöntemidir.

·         ‘Projede ne var?’ sorusunu cevaplamaya yardımcı olur.

·         İş kırılım yapısı, iş paketlerinden(work packages) meydana gelmektedir.

·         Temel olarak, kendisini oluşturacak daha küçük paketlere bölünecek şekilde aşağıya doğru dallanan bir yapıdır.

·         İş kırılım yapısı içerisinde bulunmayan teslimatlar proje dahilinde kabul edilmezler.

·         PMP sınavında; ‘Bir proje yöneticisi yeni atandığı ve yürütme aşamasında olan bir projede iş kırılım yapısının olmadığını fark ederse…’ sorularında ilk olarak iş kırılım yapısının hazırlanması gerektiği belirtilir. Sorunun cevap seçeneklerinde bu anlamı içeren şıkkın doğru olma ihtimali yüksektir.

·         PMP sınavında iş kırılım yapısının müşteri ile iletişim için kullanıldığı belirtilir.

Kapsam temel çizgisi şunlardan oluşur:

·         Proje kapsam bildirimi

·         İş kırılım yapısı(İKY)

·         İKY sözlüğül

İş kırılım yapısındaki her bir bileşeni tanımlayan bir dokümandır. Her bir İKY bileşeni için, İKY sözlüğü kapsamın ya da çalışma bildiriminin kısa bir açıklamasını, tanımlanan teslimatları, bir ilişkili aktiviteler listesini ve bir kilometre taşları listesini içerir. İçerdiği diğer bilgiler:

·         Sorumlu

·         Başlangıç ve bitiş

·         Gereken kaynaklar

·         Maliyet tahmini

·         Ekleme numarası

·         Sözleşme referansı

·         Kalite gereklilikleri

·         Teknik referanslar

·         İKY’nin en alt aşaması, doğru tahminlenebilen, maliyeti tahmin edilebilen, izlenebilen ve kontrol edilebilen iş paketlerinden oluşur.

·         İKY’nin doğru kurulması proje başarısı için kritiktir.

·         En alt seviye İKY bileşenlerine iş paketi denir.

Kapsam Kaymaları (Scope Creep): Proje başladıktan sonra herhangi bir noktada bir projenin kapsamındaki değişikliklere, sürekli veya kontrolsüz büyümeye karşılık gelir. WBS bunun önüne geçer.

·         Her iş paketinin, eylemlerden(activities) değil, teslimatlardan(deliverables) oluşması gerektiğini unutulmamalıdır.

·         İKY ekipten ve diğer paydaşlardan gelen bilgileri kullanarak proje yöneticisi tarafından oluşturulmalıdır.

·         İKY projenin üzerine kurulduğu temeldir. Kesinlikle her projede olmalıdır. Tüm teslimatları tanımlar.

Maliyet Hesap Kodu (Cost Account Code): Projenin iş kırılım yapısı ile atanan iş için fonksiyonel sorumluluğun tanımlandığı organizasyonel kırılım yapısının kesişim noktasıdır. Gerçek direkt işgücü, materyal ve diğer direkt maliyetlerin gerçekleşen işle karşılaştırılmasını sağlar.

Hesap Kodu (Code of Accounts): İş kırılım yapısının her parçasının ayrı ayrı belirlenmesinde kullanılan numaralandırma sistemidir.

Araçlar ve Teknikler

Ayrıştırma

Proje kapsamının ve proje teslimatlarının daha küçük ve daha yönetilebilir bileşenlere bölünmesidir. Çalışma paketi, İKY’nin en alt seviyesidir ve çalışmalar için maliyet ve sürelerin tahmin edilebileceği ve yönetilebileceği düzeydedir. Çalışma paketleri için ayrıştırma seviyesi projenin büyüklük ve karmaşıklık derecesine göre değişir.

İleride yapılacak işler için ayrıştırma sorun yaratabilir dolayısıyla ekip zaman zaman yaklaşan dalga planlaması gerçekleştirebilir. Yaklaşan dalga planlaması, proje ilerledikçe ve sonraki detaylar netleştikçe, dalgalar halinde proje planlama sürecidir. Scrum gibi çevik yazılım geliştirme yaklaşımlarında kullanılan tekniklere benzer.

İKY’nin her bileşeni bir departmanın sorumluluğunda olmalıdır ve organizasyonel birimlerin sıralanması ile oluşan bu yapıya Organizasyonel Kırılım Yapısı adı verilir.

Projeyi, iş paketlerine ayrıştırma yöntemi PMP sınavında decomposing /deconstruction olarak geçmektedir.

Çalışma Paketi = İş Paketi

·         İKY’de yer almayan işler, proje kapsamı dışındadır.(100% Kuralı)

·         İşi yapan kişilerin İKY’leri oluşturması beklenir.

·         İKY projenin haritası gibidir. Hiyerarşik olarak, maliyet, süre ve kaynak bilgilerini gösterir.

·         Bazen iş paketlerini belirlemek için kurallar konulabilir (min. 80 saat veya 2 hafta vb.)

·         Tüm proje işlerinin ve projenin tüm yönlerini kapsayan çalışmaları İKY'de belirtilmelidir.

·         Proje kapsamının ürün kapsamından daha geniş olabileceği unutulmamalıdır.

İKY Sözlüğü

Proje çalışması için ihtiyaç duyulan tüm ayrıntıları beraberinde getirir. İKY sözlüğünün içeriğinde;

·        İş Paketi teslimatlarının detaylı açıklaması (Work Package Deliverable Description)

·        Teslimatların nasıl üretileceğinin detaylı açıklaması (Work Involved to Produce Deliverable)

·         Paketin tamamlanması için belirtilen kabul kriterleri (Acceptance Criteria)

·         Varsayımlar ve sabitler (Assumptions and Constraints)

·         Kalite ölçütü (Quality Metrics)

·         Atanmış kaynak (Resource Assigned)

·         Riskler (Risks)

·         Süre (Durations)

·         Teslim tarihi (Due Date)

Proje Zaman Çizelgesi Yönetimi

Proje zaman yönetimi, projenin zamanında tamamlanabilmesi için gerekli süreçlerden oluşur. Proje aktivitelerinin ve bu aktiviteleri gerçekleştirecek kaynaklarla aktivite sürelerinin belirlenmesi çalışmalarını içerir.

Proje zaman çizelgesinin planlaması, geliştirilmesi, yönetilmesi, gerçekleştirilmesi ve kontrol edilmesi için gerekli politikalar, prosedürler ve belgelerin oluşturulması sürecidir.

Araçlar ve Teknikler

·         Uzman görüşü

·         Analitik teknikler

·         Toplantılar

Çıktılar

Zaman Çizelgesi Yönetim Planı

·         Modelin Geliştirilmesi

·         Doğruluk Seviyesi

·         Ölçüm Birimleri

·         Organizasyonel Prosedür Bağlantılar

·         Model Bakımı

·         Kontrol Eşikleri

·         Performans Ölçütleri

·         Rapor Formatları

·         Süreç Tanımlamaları

Aktivitelerin Tanımlanması

Proje teslimatlarını üretmek için yerine getirilecek eylemlerin belirlenmesi sürecidir.  Bu sürecin ana faydası, çalışma paketlerini, proje işlerinin tahmin edilmesi,  çizelgelenmesi gerçekleştirilmesi, izlenmesi ve kontrol edilmesi için bir temele sağlayan aktivitelere ayırmaktır.

 

Araçlar ve Teknikler

Ayrıştırma: Proje kapsamının ve teslimatların daha küçük ve daha yönetilebilir bileşenlere bölünmesine yönelik bir planlama tekniğidir. Ayrıştırma, proje kapsamının başarılmasıyla ve teslimatların sağlanmasıyla bağlantılı proje çalışmalarının yürütülmesini, izlenmesini ve kontrol edilmesini destekleyecek ayrıntı seviyesinde tanımlanmasına kadar devam eder.

Yaklaşan Dalga Planlaması: Yakın vadede gerçekleştirilecek işin iş kırılım yapısının alt bir seviyesinde detaylı olarak planlandığı, gelecekte uzun vadede gerçekleşecek işin ise iş kırılım yapısının nispeten daha üst bir seviyesinde planlandığı, ancak yakın gelecekteki başka bir veya iki dönem içinde gerçekleştirilecek işin detaylı planlamasının iş geçerli dönem sırasında tamamlanıyor olarak yapıldığı bir aşamalı olgunlaşma planlamasıdır. Kapsamların sürekli değiştiği projelerde bu teknikler proje yöneticisine yararlı olur. 

Bazen bir iş hakkında çok şey bilmeden bir projeye başlanır. Yuvarlanan dalga planlaması, yalnızca yeterince bildiğiniz şeyleri planlamanıza ve zamanlamanıza olanak sağlar. Bu durum planda değişikliğe yol açar. Ama kapsam belli olmalıdır.

Uzman görüşü

Çıktılar

Aktivite Listesi

·         Aktivite listesi, proje için gerekli zaman çizelgesi etkinliklerini içerir.

·         Yaklaşan dalga planlaması veya çevik teknikleri kullanan projeler için proje ilerledikçe aktivite listesi periyodik olarak güncellenecektir.

·         Aktivite listesi şunları içerir:

o    Aktivite tanımlayıcısı

o    Her bir faaliyet için iş tanımının, proje ekibinin hangi işin tamamlanması gerektiğini anlamasını sağlamak için yeterli ayrıntıda olmasıdır.

Aktivite Özellikleri

Aktivite özellikleri her aktivite ilişkili birden fazla bileşeni tanımlayarak aktivitenin tanımını genişletir. Aktivite özellikleri, zaman çizelgesini geliştirirken, planlanan zaman çizelgesi aktivitelerini raporlarda çeşitli şekillerde seçmek ve sıralamak için kullanılır.

Kilometre Taşı: Projedeki tüm önemli kontrol noktaları kilometre taşı olarak takip edilir.

Aktivitelerin Sıralanması

Aktivitelerin sıralanması aktiviteler arasında mantıksal ilişkilerin tanımlanması ve dokümante edilmesidir.  Aktivitelerin doğru ve eksiksiz sıralanması çizelgenin geliştirilmesi için kritiktir.  Proje ekibi aktivitelerin sırası ve bağlantıları konusunda beraber çalışmalıdır.

Girdiler

·         Zaman Çizelgesi Yönetimi Planı

·         Aktivite Listesi

·         Aktivite Özellikleri

·         Kilometre Taşı Listesi

·         Proje Kapsam Bildirimi

·         Çevresel İşletme Faktörleri

·         Organizasyonel Süreç Varlıkları

Finish to Start (FS): Bir aktivitenin başlayabilmesi için diğer bir aktivitenin bitmiş olması gerekir.

Start to Start (SS): Bir aktivitenin başlaması için diğerinin de başlaması gerekir

Finish to Finish (FF): Bir aktivitenin bitmesi için diğerinin de bitmesi gerekir.

Start to Finish (SF): Bir aktivitenin bitmesi için diğerinin başlaması gerekir.

Zorunlu Bağımlılıklar: İşin doğasında olan ya da yasal olarak veya sözleşme dolayısı ile uyulması gereken bağlantılardır.

İsteğe Bağlı Bağımlılıklar: En iyi uygulama bilgisine ya da sıralanması sırasında farklı alternatiflerden birinin tercih edilmesi durumunda oluşan bağlantılardır.

Harici Bağımlılıklar: Proje aktiviteleri ile proje dışı aktiviteler arasında olan bağımlılıklardır. 

Dahili Bağımlılıklar: Proje aktiviteleri arasındaki bağımlıklardır.

Eğer öncül aktivite bitmeden, ardıl aktiviteyi başlatma planlanıyorsa bu durumda geri çekme zamanı (Lead Time) kullanmak gerekmektedir.

Eğer iki ardışık aktivite arasında belirli bir süre beklenmesi gerekiyorsa, bu iki aktivite arasına öteleme zamanı (Lag Time) girmek gerekecektir.

Bir sonraki yazımda görüşmek üzere...